はじめに
二次会幹事が趣味の筆者が、これまでの経験をもとに幹事の進行ポイントを整理してみました。
あくまで個人的見解を元にしたエントリーですので、気になるところだけつまんで参考にして頂ければと思います。
幹事の役割は新郎新婦に任命してもらおう
新郎側から◯名、新婦側から◯名ー。
ほとんどの場合、幹事内には初対面の人が存在するはずです。
そんな中、幹事同士でのタスクを割り振ると、どうしても不満がでてしまいます。
役割分担は、新郎新婦から「君には○○を頼みたいです。よろしくね」といってもらうのが一番スムーズです。
役割大分類
- リーダー
- 司会
- コンテンツ担当
- 新婦付きアシスタント
- 受付
- クローク
- 音響・照明オペレーター
- コンテンツAD
- 記録係
などがあります。
お金のチェックは新郎新婦にしてもらおう
お金のトラブルが一番面倒なので、お金が動くものは全て新郎新婦にチェックしてもらいます。
また「幹事から会費をとらないか、半額などにするのか」といったデリケートな話は、幹事からは聞きづらいものです。
ただ、最初に確認をしておけば後で面倒が起こりません。事務的に質問してみましょう。
【予算の出し方】
- 1) 新郎新婦に会費のイメージをきく
- 2) 来場者人数を把握
- 3) 会費×来場者人数＝会費収入
- 4) 会場基本費用（飲食含む）を把握＝会場支出
- 5) 会費収入―会場支出＝予算
支出例
- 高砂のお花
- ウェディングケーキ
- プチギフト代
- クイズプレゼント代
- 諸経費（コンテンツ準備にかかる経費）
- 備品レンタル（プロジェクター、インカムなど）
会場チェックを入念に行おう
ワイヤレスマイクが2本以上あること
マイクが有線だと動きに制限がでます。ワイヤレスはマスト。時々ワイヤレスマイクがない（もしくは有料）会場がありますので、要チェックです。
照明が充実している
入退場演出は照明でだいぶ誤魔化せます。高砂へのスポットライトや、入場時に新郎新婦を追いかけることができるムービングライトなどが設置されているとお手軽に演出が可能となります。
携帯電話が通じること
余裕があればdocomo,au,softbankの３キャリアでチェックしたいところです。来場者にとって携帯がつならがらないことは大きなストレスとなりますので、十分にケアしましょう。
幹事の入り時間
後で触れる「場当たり」で詳しく触れますが、100名規模の会を行うには、準備に最低でも１時間は欲しいところです。ただし、幹事の入り時間を開場の１時間前に設定できるところは少ないので、交渉が必要なケースが多いです。
会場スタッフのホスピタリティチェック
開演後の入場者の対応など、会場スタッフがどこまで手伝ってくれるかチェック。
最近は来場者への招待状送付や、会場内の装飾まで無料で受け付けてくれるところなどがあります。音響や照明などの設備を正しく丁寧に説明してもらえるかどうか、というのもチェック項目の１つでしょう。
音響・照明・動画のチェックをしよう
音楽や動画が会場の機器で正しく流れるかどうかチェックをしましょう。できれば当日ではなく、別の日で確認しておくことをおすすめします。
CDプレイヤーの数をチェック
CDを利用する場合、会場のCDプレイヤーが2台以上あるかどうかをチェックしましょう。
プレイヤーが1台しかない場合は、CDを手動で交換しないと曲が変わらないという事態が起こります。その場合は、BGMを1枚のCDで完結するように編集しておきましょう。
PCからの動画をチェック
まず、PCですが「会場のものを使うのか」「自分たちで持ち込むのか」をチェックします。会場のPCを使う場合、用意した動画が正しく動作するかを確認しましょう。
持ち出しのPCを利用する場合は、プロジェクターへの接続、会場音響の接続確認などを行いましょう。
DVDからの動画をチェック
DVDには様々な規格が存在します。PCで再生できるのに、プレイヤーで再生できなかったりするケースも非常に多く存在します。必ず当日以外の日に会場へ赴き、利用するDVDの動作確認を行いましょう。
スイッチャーの有無をチェック
PCとDVDプレイヤーを両方使う場合、簡単にその切り替えができるようになっているかをチェックしましょう。
スイッチャーがなく、アナログにつなぎ直しなどが必要な場合は、PCコンテンツとDVDコンテンツを離してタイムテーブルを組むなどの工夫をしましょう。
場当たりを行おう
場当たりをやるとやらないとでは、大きな差が出ます。
場当たりとは
- 立ち位置確認
- 司会きっかけ確認
- 音・照明確認きっかけ確認
- 場面ごとの幹事の動き確認
などを流れに沿って行うことです。進行台本に沿って行います。
余興をする人にも立ち会ってもらい、司会のどのセリフでどの音楽が鳴り、誰がどのようなタイミングで登場するか、などを確認します。
コンテンツが多いイベントで、場当たりなしの場合、高い確率で突発的なトラブルが起こるのでかなり重要だと思います。
インカムを用意しよう
100人を超える二次会の場合やコンテンツの多い二次会の場合、きめ細やかなスタッフ連携が必須となります。音響・照明との連携、司会との連携、受付との連携などなど。迅速に臨機応変に対応できるようにするためにも、当日はインカムで連絡をとりあえるようにしておきましょう。
インカムを持つ人
- 進行管理者（当日の指揮をとる人）
- 音響／照明オペレーター
- フロアスタッフA（司会と新郎新婦への連絡をカバー）
- フロアスタッフB（タスクを持たず自由に動けるスタッフ）
インカムレンタル会社
エクセリ
受付・クロークの準備に全力をつくそう
100人規模の会になる場合、受付は大混雑になること間違い無しです。冬はクロークも大変なのでさらに難易度が増します。ちょっとした工夫と役割分担でスムーズに行うようにしましょう。
受付名簿をカテゴリ分けしてみる
あいうえお順にする場合は、
例えば来場者を
- 1) あ〜さ
- 2) た〜な
- 3) は〜ま
- 4) や〜わ
と４ブロックくらいに分け、名簿を作成。
名簿から来場者を探す手間が１／４になり、受付も４つ窓口があるため、スムーズに進みます。
おつりを用意しよう
会費が8000円ならば、おつりは1000円札のみ。会費が8500円ならば、おつりは1000円札と500円玉が必要。
途中でおつりが足りなくなると混乱がおこりますので、十分に用意をしてから臨みましょう。
閉場時のクロークは全員体制で
閉場時にクロークが混むと来場者は帰れずに、会場に人がたまってしまいます。手の空いた人が全員クロークにまわれるように準備しておきましょう。
退場時間にゆとりを
どれだけきちんと準備をしても、最後に新郎新婦からの見送り（プチギフトの手渡しなど）がある場合は、入り口が詰まります。
「早く帰って下さい」と言いたいところですが、新郎新婦とゲストが１対１で喋れる数少ないタイミングでもあります。ゲスト退場の時間は余裕を持ってとりましょう。
さいごに
いかがでしたでしょうか。
多少大げさな部分もあったかと思いますが、新郎新婦にとっては一生に一度の晴れ舞台です。
楽しく準備をして、一緒に幸せな空間を楽しみましょう。
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