はじめに
仕事で電話を受けるという機会は多いかと思います。
電話をかける時、受ける時のマナーをまとめてみました。
なんとなく、自己流でやっている人はこの機会にしっかり覚えておくと便利ですよ。
電話をかけるときのマナー
電話をかける前に用件を整理
要領よく話し、言い忘れを防ぐためにも、電話をかける前に用件を整理しておきます。「誰に」「何を」を明確に整理したメモを用意しておけば安心です。
相手の都合を考えた時間帯に
電話をかけるときは、時間帯に気をつけなければいけません。最低限のマナーとして早朝や深夜は空けます。やむを得ずそういった時間帯にかけるのなら、「朝早くから恐れ入りますが」と一言断りましょう。
あいさつを忘れずに
電話の基本パターンは、まず「○○さんのお宅でしょうか」と相手を確認することから始まります。そしてこちらの名を名乗った後、「ご無沙汰しております」などのごあいさつをしましょう。
用件を話す前に、「少しお時間いただけますか」と相手の都合をたずねてから話し始めましょう。
電話を受けるときのマナー
都合が悪いときははっきりと伝えましょう
来客中や調理中に電話がかかってきたときには「せっかくお電話いただいたのに申し訳ございませんが・・・・」と事情を説明しましょう。
そのうえで「のちほどおかけ直しいたしますので」と断れば相手にも失礼になりません。
取り次ぐときに気をつけること
自分以外の人にかかってきた電話を受けたときには、「ただいま代わりますので、少々お待ちください」と伝えます。電話を保留にしてすばやく本人に伝えます。
本人がトイレにいってたり、すぐに電話口に出れない状況なら、「ちょっと手が離せない用事をしていますので、折り返しこちからからご連絡申し上げましょうか」とたずねるのが礼儀です。
本人が不在の場合
本人が不在の場合は、「申し訳ございません。外出しておりまして、○時には帰ってくる予定ですが」と答えます。状況に応じて、相手にかけなおしてもらうか、伝言を受けるか決めましょう。
伝言を頼まれたら、相手の氏名と用件に加え、電話番号も念のために聞いておきます。電話を切ったら、電話がかかってきた時間をメモに明記し、伝言内容をもれなく本人に伝えます。
キャッチホンが入ったら場合
話し中にキャッチホンがはいってきた場合は、マナーとしては、先に話していた相手を優先させます。
ただし友人と話しているときに目上の人から電話が入った場合は、目上の人を優先させるべきでしょう。
また、目上の方に自分からかけた電話の話し中にキャッチホンが入った場合などは、呼び出しを無視するのがマナーです。
電話を切るときは
受話器をそのまま置くと「ガチャン」と音がしてしまいます。指でフックを押して静かに電話を切りましょう。
また、「相手が切った後にこちらが電話を切る」が基本ですが、双方が同じことをしてしまうといつまでたっても切れないので、「ゆっくり3秒数えてから切る」という習慣をつけておけば大丈夫でしょう。
（Photo by http://www.flickr.com/photos/mamchenkov/113249008/）
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