はじめに

会議の進め方は会社やチーム、規模によって異なります。しかし、どのような会議であっても進め方は非常に大切です。

毎週行われる会議はだらだらしがちですし、大人数の会議は全員が同じ課題を認識しておかなければならず、意思疎通が難しいですよね。

そんな時に準備しておきたいのが、アジェンダです。アジェンダとは会議の進行管理表を指します。会議の議題、時間配分、担当を簡単にまとめたものです。

本稿ではアジェンダの準備方法、アジェンダをつかった会議の進め方をご紹介します。ぜひ、参考になさってください。

アジェンダの準備方法

議題の収集

会議が開催される前日までに、会議で何を打ち合わせしたいのか情報収集を行いましょう。

会議に出席するメンバー全員にメールや電話などで話し合いたいことをヒアリングします。

時間配分、担当決め

議題をヒアリングしたら、それぞれの議題の話し合いや確認にかかる時間、議題の担当者を決めましょう。

Excelなどにまとめる

これらをExcelにまとめましょう。箇条書きで問題ありません。会議中に話し合うボリュームやその内容が把握できればいいのです。

• 議題
• 話し合いの時間配分
• 担当者
• 事前に検討しておくこと

事前共有

Excelが完成したら会議に出席するメンバーに事前に共有しておきましょう。議題に対して各担当や出席者が検討しておくことがあれば、このタイミングで依頼しておきましょう。

会議の進め方

アジェンダの確認

会議がはじまったら、まず会議のゴールを確認する必要があります。ここで事前に準備しておいたアジェンダを確認します。

話し合いたい事項、話し合いにかける時間、話し合いの担当者を確認すれば問題ありません。

担当者へ指示

アジェンダの確認が完了したら、担当者へ会議の進行を任せます。時間などが長引きそうな場合は、都度担当者へ時間配分を確認しましょう。

アジェンダの振り返り

会議が完了したら会議の内容を振り返り、完了した事項と未完了の事項を確認します。

未完了については、今後どのように進捗させるのかを担当者に検討するように伝えましょう。

次回のアジェンダを確認する

定期的に開催される会議であれば、次回会議へ持ち越す事項を確認します。

おわりに

アジェンダを準備して会議で自分を有能に見せる方法はいかがでしたか？アジェンダがあることで効率のよい会議が行えますよね。

また、会議で自分を有能に見せる方法は、事前準備が大切であるということがわかったと思います。その場限りの対応だけではなく、日頃の心がけで有能さをアピールしましょう。

アジェンダを作成する立場になるということは、会議の進捗をすべて握る立場になるということですから、有能さをアピールできるポジションですよね。

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