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  1. 新社会人のための超基本的なメール術

新社会人のための超基本的なメール術

2013年10月29日更新

はじめに

携帯メールは手馴れたものだけど、いざ仕事でメールを使い始めるとなると不安ですよね。

そんな新社会人に贈る超基本的だけどとても大事な13個のポイントを紹介します。

気をつけること

相手の名前は正確に書く

例えば、「サイトウ」さんという漢字は、斉藤、斎藤、齋藤、齊藤・・・などがあったりして意外と面倒くさいです。

こんな細かいところ区別しなくてもいいだろ!と思うのですが、紛らわしい漢字のひとほど正確な漢字でメールが送られてきたときの感動が大きかったりします。

メールを送る相手はそんなにかわらないはずなので、めんどくさい漢字の人はさっさと辞書登録しちゃって間違いを回避しましょう。

イントロの定型文は辞書登録する

「お世話になっております。株式会社◯◯の齊藤でございます。」などといった、定番の文章は辞書登録しておきましょう。「お」一発変換でてきたりさせるといいかもしれないですね。

社内の人向けだったら「お疲れ様です。◯◯事業の齊藤です。」などでOKです。

用件はシンプルにまとめる

文章力に自信がある場合でもない場合でも、メールは簡潔に書くことを意識しましょう。

文章のリズムなどを意識しすぎて筆が進まない場合には、以下のように書いてみてはいかがでしょうか。

■相談したいこと
1)飲み会参加者について
 ⇒◯◯部長が参加できないのようなのですが、開催予定日優先で進めて大丈夫でしょうか。
2)飲み会開催場所について
 ⇒いつも利用している品川の△△食堂なのですが、キャパシティの都合上、恵比寿の××ダイニングになりそうです。問題ないでしょうか。

メールで言い争いをしない

悪口や嫌味など、感情に流されて勢いで書いてしまうこともあります。

そのような危ない事態になりそうなときには、メールというコミュニケーションツールに固執せず、直接顔を合わせて話に行きましょう。

インスタントメッセンジャー弁慶、メール弁慶の人が結構いたりするので注意してください
感情に流されてメールを書いてしまいそうな時は、コーヒーブレイクを入れるなど一旦時間を置くと、少し冷静になり落ち着いた文章で書けるようになります

2回以上やりとりの発生するメールでは過剰な冒頭挨拶をなくす

新社会人になりたてのときには、先輩社員に向けて、過剰に改まったメールを送りがちです。たしかに先輩面したい人たちからすれば気持ちの良いメールかもしれませんが、時間の無駄です。

もっとシンプルに簡潔なコミュニケーションを取ることを心がけましょう。

ただし相手への尊敬と礼儀は忘れずに

メールの返信はたとえ返しづらい内容でもすぐにする

どこかに書いてあった気がしますが、メールの返信までの時間が長くなるほど相手のストレスは高まります。

自分が送ったメールが返ってこないことは、送られた人以上に気になるものです。

逆をいえば、返信が早い相手に対しての信頼度や愛着がわきやすくなるように思います。

新社会人のうちは、まわりの先輩社員から仕事について不安に思われている分、メールの返信を速くして生存アピールをしていきましょう!
(答えがわからず返信ができそうになくても、受け取った旨だけを伝えるだけで大丈夫です)

すべてのアクションに期日をいれよう

依頼メール、受領メールなど色々なメールを毎日送受信します。
それらすべてのメールに、期日を記入しましょう。

依頼するときには、◯月◯日までに返信が欲しい旨を明記。受領したメールに期日がない場合には、いつまでに返信すればよいのか確認すると自分も相手もハッピーです。

リマインドメールをするときに注意しよう

リマインドメールは相手への気遣いがもっとも発揮されるメールかもしれません。

以下のライフレシピに詳しいです。

日本語をしっかりと書こう

完璧とまではいいません。できるだけしっかりと書くことを意識しましょう。例えば連続した助詞。(「の」の連続など)

文章力に自信がない人は、助詞を無理やり使って文章を長くするのではなく、「。」で区切りながら書いていってみましょう。

一行の文字数を意識しよう

全角40文字くらいに収めることを意識して書いてみましょう。息継ぎをするタイミングでいちいち改行をいれていく感じがいいかもしれません。

送信先がいっぱいあるメールは全返信で返そう

一対一のメールでプロジェクトの決定事項を記載してしまうと証拠(エビデンス)が残らず証明になりません。

そうなると言った言わないの無駄な議論になりお互い不幸な結果になってしまいます。

CCにメーリングリストや偉い人が敢えていれられている場合には、全返信で返信しましょう。

時には「下記アドレスまたは私個人にご返信ください」など、全返信ではなく1人への返信を要求するメールもあります。そういった場合には、安易に全返信にしないよう気をつけましょう

メールを送る前に見直す

送信ボタンを押す前に見直しましょう。

添付忘れ、期日の記載漏れ、宛先ミス、敬語のミスなど、先輩社員も頻繁にミスするポイントはたくさんあります。

最初のうちはチェックリストを作っておくのもいいかもしれません。

メールが最良のコミュニケーション手段だと思わない

これもどこかに書いてあった気がするのですが、大事なので確認。
メールを送れば万事OK!なんてことは様々な業種の会社で取引を行っていく上でありえません。

本当に大事、かつ緊急度の高い案件については、メールを送ったあとなどに担当者に電話などをしてコミュニケーションの徹底をしましょう(メール確認時間のあまり取れない営業職種などは特に重要)。

英文でメールを書きたい

社内公用語に英語の企業が増えていると聞きました。
そんなときには以下のエントリーを参考にするといいかもしれません。

おわりに

毎日使うメールだからこそ快適に使いたいですよね。

色々な人のメール術を参考にしながら、自分だけの快適なメール術を作ってみてください!

本記事は、2013年10月29日公開時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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