はじめに

「Zoho CRM」は、クラウドで顧客管理ができる便利なツールです。無料プランでも3ユーザーまで利用可能なので、小規模オフィスにぴったりなサービスです。

そこで、当記事では「Zoho CRM」のはじめかたについて解説します。

なお、クラウドって何？という人は、まずは「クラウド」という言葉の意味と使い方の基礎知識という記事をご覧ください。

登録方法

STEP1：ユーザー登録ページにアクセスする

まず、「Zoho CRM」のトップページの右上にある「ユーザー登録（無料）」をクリック。

STEP2：ユーザー登録ページで必要事項を入力する

ユーザー名、メールアドレス、パスワードを入力します。

画像認証を行います。画像が表示されていなかったり、見づらかったりする場合は、「画像の更新」をクリックします。

表示された文字を入力し、さらに、規約などに同意する欄にチェックをいれて、「アカウント作成」をクリック。

STEP3：メールで認証を行う

さきほど入力したメールアドレス宛てに、認証メールが送られるので、クリックして認証手続きをすませてください。

STEP4：詳細を入力して完了！

詳細について入力します。はじめは、プランは「無料」、ユーザー数は「1－3人」、購入予定時期は「未定」としておけばいいでしょう。

無料プランを試してみて、もっと機能を拡張したくなった場合にプラン変更すればいいでしょう。

全ての項目を入力して「続ける」をクリックすれば、「Zoho CRM」のサービス利用が可能になります。

初期設定方法

上の画像は、サービス開始直後の管理画面です。顧客管理ツールがはじめてという人は、これからどうすればいいのか分からないかもしれないので、初期設定の方法について解説します。

まず、管理画面の右上にある設定をクリックします。

設定のページです。上に表示されている以外にも、様々な設定項目がありますが、ここでは、はじめにどうしてもやっておきたい大事な3つの設定について解説します。

POINT1：氏名のフォーマット

「Zoho CRM」は、もともとアメリカで開発されたという名残なのか、名前の表示が「敬称・名・姓」という順番になっています。

これを日本式に「姓・名・敬称」の順にするために、氏名のフォーマットを行います。

「敬称・名・姓」の順序で並んでいるのを、ドラッグで「姓・名・敬称」に並びかえます。並びかえが終わったら、「保存」をクリック。これでフォーマットは完了です。

POINT2：敬称の設定

先ほどの「氏名のフォーマット」とも関連しますが、「Zoho CRM」の初期設定では、敬称が「Mr.」「Ms.」など、欧米式のものしかありません。日本式の「様」を追加しましょう。

設定ページのやや下のほうにあるリード設定から、「項目追加/編集」をクリックします。なお、「リード」とは、まだ取引関係には至っていない、いわゆる「見込み客」のことです。

リードの「項目追加/編集」のページで、敬称の行の「編集」をクリックします。

敬称のリストが表示されるので、「新しい項目を追加」をクリックします。

フォームに「様」を入力して、「追加」をクリックすれば、設定完了です。

ほかにも、追加したい敬称があれば、このページで追加しましょう。

リード設定で敬称を追加したのと同様の手順で、連絡先設定でも、敬称を追加しておきましょう。

POINT3：ユーザーの追加

冒頭でも述べたように、「Zoho CRM」では無料プランでも3ユーザーまで利用可能です。オフィスで顧客情報を共有するために、ユーザーを追加しましょう。

設定ページの管理者設定の項目にある「ユーザー」をクリックします。

「ユーザーの追加」をクリックします。

追加するユーザーの情報を入力します。「姓」と「メールアドレス」は必須項目です。

画面の最下部にある「保存」というボタンの押すと、入力したメールアドレス宛てに招待メールが届きます。追加されたユーザーのほうで、認証手続きを行えば、ユーザーの追加完了です。

おわりに

いかがでしょう。クラウド型顧客管理ツール「Zoho CRM」のはじめかたについてご理解いただけたでしょうか。

情報を複数人で管理・共有するのにとても便利なサービスなので、まずは、無料プランでぜひ「Zoho CRM」を試してみてくださいね。

（キャプチャ by　こつこつ）