はじめに
仕事のプロジェクトを、複数の会社と進める場合は多いと思います。そんな外部とのやりとりの時、どう進めていますか？
一般的には、メーリングリストを使って管理をするケースが多いと思います。進んでいる会社なら、wikiを活用したり、BTS(バグ・トラッキング・システム）を使っているかもしれません。
しかし、サイボウズLiveを使うと非常に円滑にプロジェクトが進みます。実際に、nanapi×サイボウズLiveのタイアップ企画の際のプロジェクト進行も、サイボウズLiveを利用してすすめています。
そこで、サイボウズLiveを使って仕事をすすめるべき理由を説明します。
理由その1：プロジェクトごとにグループを作れる
サイボウズLiveでは、プロジェクト単位にグループを作り、そこに招待することができます。1グループ20名以下なら、いくらでもグループがつくれるので、自分の好きなような区切りでグループ化できます。
自分と関係ないプロジェクトは見る必要がありません。
また、トップページを見れば、全部のプロジェクトを含めた予定が出てきます。上記のような形で出てくるため、タスクを一元管理しやすくなります。
理由その2：メールのやりとりでありがちな見落としがなくなる
メールでやりとりをする際の一番の問題は、「見落とし」があることです。
特に、自分が関係ないメールの投稿が続いていると、ついついさらりと見るだけでメールを既読にしてしまうことがあります。
これはメールがトピック別にキレイに分かれていないことが多いから起こりえることです。もしもメールでキレイに整理をするには受け手側がフィルタなどの設定をする必要があります。
しかし、受け手側に任せてしまうと、人によって整理の方法が違ったり、全く整理をしない人もいるため、情報のやりとりの効率性がバラバラになってしまいます。
サイボウズLiveの掲示板を使えば、トピックスごとにスレッドをわけることになり、見落としがなくなります。また、未読・既読も色分けされるのでミスしづらくなります。
理由その3：タスクが明確になる
社内だけのやりとりであれば「あのタスクやった？」というのは口頭で処理したりしてもなんとかなりますが、複数の会社が絡む場合は、なかなかそうもいきません。
対応法としては、多くの会社は定例会議というものをやったりしますが、いちいち会社と会社を移動するのも大きなコストになります。
サイボウズLiveのToDo機能はプロジェクトごとに作ることができます。
担当者と締め切りを明記することで、誰の責任か明確になります。また、担当者のカレンダーにはタスクの締め切りの表示がでてくるため、やり忘れを防ぐことができます。
理由その4：スケジュールの可視化が簡単
スケジュールを可視化するのは非常に大切なことです。
しかし、多くの会社が、それをExcelなどで管理してしまいます。これだと、スケジュールを見るためにいちいちExcelを見る必要があり、少し大変です。また更新などをしたときに、ファイルの受け渡しによって、ミスがおこりやすくなってしまいます。
サイボウズLiveのスケジュール機能はシンプルな使い心地ですが、強力です。仕事で一度でもサイボウズを使ったことがある人なら、これの使い勝手のよさは知っているでしょう。
理由その5：共有フォルダが地味に便利
外部会社とのファイルの受け渡しは何をしていますか？
メールだと、大きな容量を送ることができません。
一方で、ファイル送信サービスを使うのもちょっと面倒です。また、機密性の高いファイルだと、セキュリティ面でどこか不安が拭えないものです。
URLさえわかってしまえば誰でもダウンロードできてしまいます。
サイボウズLiveの共有フォルダ機能を使うと、このようにメンバー内だけで手軽で安全にファイル共有ができます。
ファイルの種類も一目瞭然です。
一つのプロジェクトごとにグループをたててしまえば、ファイルが多すぎて混乱することもありません。また、フォルダ機能もあるので、ファイルの整理も簡単です。
おわりに
というわけで、いかがだったでしょうか。
インターネット時代になって、多くのやりとりがインターネットを通じてになってきました。しかし、メールなどのやりとりが多くなり、逆に煩雑になったりしてしまっています。
サイボウズLiveを使って、プロジェクトを少しでもスムーズになればと思います！
みなさんの使い方も投稿コンテストで募集していますので、是非とも投稿してください！
