はじめに
仲間やサークルで、旅行の計画を立てたり、何かのプロジェクトを立ち上げる時など、メールを使う人が多いのではないでしょうか。
しかしメールだと、話についていけなくなる人が多かったり、日程ややるべきことがごっちゃになったりすることがあります。
そこで、サイボウズLiveというサービスを使った、コミュニケーションを円滑にするコツをお伝えします。
サイボウズLiveとは、無料で使えるグループウェアというもので、仲間同士でのやりとりに便利なものなのですね。詳しくは以下をご覧ください。
それでは仲間やサークルでサイボウズLiveを使う時のコツを説明します。
コツその１：毎日きてもらう
前提
まず、仲間やサークルでサイボウズLiveを使うときのポイントとしては「いかにしょっちゅうサイトにきてもらうか」が重要です。
こういうツールの一番の問題点は、作ったけどきてもらえずに、過疎化してしまう・・・ということです。
対処法
対処法としては、重要な情報をサイボウズLiveにまとめてしまうということです。
たとえば、イベントの詳細や、旅行の日程、持って行くべきものは、まずはサイボウズLiveに書いてしまいます。
こんな感じで書いたあとに、仲間へのメールで告知します。
今度のイベントについてまとめてみました！サイボウズLiveにあげてあるので、みんな見ておいてね！
URLはこちらだよ！ https://cybozulive.com/・・・・
こうすることで、アクセスをしないといけなくなるので、みんなログインするようになります。
コツその２：書きやすいものを用意する
メンバーがアクセスしてくれるようになったら、次は、参加してもらうということが重要です。
インターネット上で投稿する、というのは実は意外とハードルが高く、「見ているけど書き込めない・・・」という人も多いのです。書かない人が多くなってしまうと、一部の人だけが参加している形になってしまうこともよくあります。特に仕事ではなく、プライベートで使う場合は、書かなくても問題がない時が多いため、注意が必要です。
そこで、掲示板上で誰でも参加できるものを用意しておくのがオススメです。
中でも一番盛り上がるのが「しりとり」です。しりとりは、どんな掲示板でも必ず盛り上がるというキラーコンテンツなのです。
しりとりは、単純に単語だけを書けばいいので、非常に敷居が低いのです。また、何を書けばいいのかもわかりやすいの盛り上がりやすいのですね。
このように、誰でも参加できる簡単なものを用意してあげるのがコツです。
コツその３：イベント機能をフル活用する
みんながログインし、参加してくれるようになったら、イベント機能をフル活用してみましょう。
ちょっとした打ち合わせから、集まり、イベント、飲み会など、すべてをここにいれてみましょう。サイボウズLiveを使うメリットが一番感じられると思います。
サークルメンバーが10人を超え始めてしまうと、連絡だけでも一苦労ですし、イベントを立ち上げようとしても参加者に詳細を伝えるのも大変です。サイボウズLiveで一元管理をすることで、幹事の作業が軽くなります。
ただし、イベントが多くなりすぎると、見なくなってしまう人も出てくる可能性があります。そういう時はカテゴリ機能(予定メニュー)を使うといいでしょう。
たとえば、多くの人に参加してもらいたい時は「これはきてもらいたい」カテゴリを設定しておく、などが考えられます。または「男子必見」というカテゴリを作ってもよいでしょう。
もちろん「定例」や「合宿」などのいつも使うカテゴリを設定するのもやりやすいと思います。
おわりに
というわけで、仲間やサークルで使う場合のサイボウズLiveのコツ3つを紹介しました。
仲間やサークルで使う場合のコツは、それぞれのグループで、様々な方法があると思います。nanapiでは記事を募集しているので、是非とも投稿してください！お待ちしています。
