はじめに
このレシピは「ジェネシスEC塾」で講義させていただいた、『やればできる!? サイトオープンを目指す怒涛のスケジュール管理術』 の講義でもご紹介しているECサイトのプロジェクトマネジメント手法の一部をご紹介します。
なぜ?サイボウズLiveを使うのか。
単純明快に、「タダだから」だけでは使わない。「タダで便利だから」使う。
WEB制作現場における他社、お客様との情報共有には、現状までメール(メーリングリスト)が最も多く、「メール送ったら仕事完了」みたいに思われてえらい思いをしたり、メールが1000以上きたりしてがっかりした事が多々ありました。
そのため、
- Trac
- BaseCamp
- phpベースのオリジナルシステム
などで管理を進めてましたが、一般的で無いため定着しない。特に「お客様に定着しない」という課題がありました。
そこでサイボウズLive導入の目的
- お客様を含め初心者がわかりやすい情報共有
- 参加者が自力で報告、更新できる環境
- 海外の自社- 協力スタッフもみられる環境
- 楽したい- - - 。(その分、色んなところに目配りできるよね- - - )
っと決めて導入しちゃいました!!
それでは以下、サイボウズLiveを使い倒す方法です。
その1 メンバー登録
社内外限らず、対象者さんに、招待メールを送るだけの簡単さです。メンテナンスもユーザーさんに任せられます。
また上司とか同僚にも送っておくと情報共有がスムーズです。20人まで無料!!とのことですが、大規模でない限り、20名以上の制作なんて無いので、社外- 社内ともに必要な数共有を
します。
その2 タスク管理
ECサイトのオープンの為にはタスクがかなりが多くなります。WEB制作だけならまだしも、商品登録、バックヤード構築、決済、システム開発、効果計測、などなど。
その上3店舗同時構築とかもザラです。自身の経験でいいますと、やはりお店づくりですから商機を逃さないための徹底したスケジュール管理、きめ細やかさ、確実性も必要です。
そこで、サイボウズLive「掲示板」を使うと、メールのように「お世話になっております」云々を省いて、要件を次々投稿でき、簡単なルールがあれば即実施できます。
ルール事例
- タイトルはプロジェクトに関わり無い人が見ても判りやすいタスク名とする。
- 担当名は本名と顔写真(基本)
- タスクにかかわる話題はすべてまとめる
例)たとえばエラー関係は1スレッドにまとめる。など
タスク管理に掛る添付書類も25MBまでできますし、進捗の画像を
貼ったりもできます。このへんはさすがサイボウズ。
その3 スケジュール管理
タスクを出した後、誰がいつまでにそのタスクを行うという振り分けを行います。直観的インターフェースがわかりやすい。サイボウズで管理を行うと、ほぼ初心者の方でもさくさく共有できました。
また、最近出たスマートフォン対応アプリ「サイボウズKunai」では社内のサイボウズ8との連携を行ったりもできます。弊社の場合は情報共有にEメールをほとんど使わないのでサイボウズ8と連携は必須です。
http://g.cybozu.co.jp/topics/kunai/
こちらも運用ルールは簡単に決めます。
ルール事例
- スケジュールはまとめてプロジェクトマネジャーが登録する・・・その後、お客様や制作会社、自分の作業等を振り分ける。
- スケジュールの後ろに★とか◎を入れて自分の担当のものを一目でわかり易くしたりする。
- スケジュールが延びたときは作業スタッフ自身が「理由」を投稿してからカレンダー上のスケジュールを移動する・・・この形にすると延期されたタスク内容と理由の洗い出しが同時にできます。
- このカレンダーとは別にスケジュール表があった方が良いですが、リリース前などは毎日のようなスケジュールの変更があるため、ある程度のところでスケジュール表作成はなくなります。
その4 タスク報告
各タスクの進捗報告は、スケジュール管理と同様に作業者自身が行います。こちらもでもルールを設定します。
ルール事例
- 簡潔に記入
- プロジェクトに参加していない人がわかるように画像、数字、URLなどを駆使しながら報告を入れる。
その5 並行プロジェクト管理について
並行店舗構築の場合も「～～本店」「～～RT店」「～～Y!店」みたいに「プロジェクト」自体を分けてしまえば同時並行- 管理が簡単。
ただし、同じ店舗で「プロジェクト」を分けると各タスクへのリンクが共有できないなど非効率な部分もあるので、タスク自体が少ない場合は、1プロジェクトにまとめて、タスクのタイトルに【本店】タスク名 等と入れても良いのではないかと思います。
以上、長々と書きましたが、こうやっている今もリアルタイムに使用しているツールです。
サイボウズLiveへの機能要望
使い倒している割に動作も軽々で、基本的な不満はないのですが、もし今後機能が追加されるのであればこんなものがあると便利だなと思います。
- 検索機能
- サイボウズデヂエとの連携
- Googleカレンダーとの連携
さいごに
今回ご紹介した、ECサイト制作でのサイボウズLive活用方法ですが、サイボウズLiveの機能全てを使っているわけではありません。
しかし正直、スケジュールと掲示板があれば十分です。使用方法は各社で工夫できるとこだと思いますので、いったんお試しくださいー。
