生活の知恵があつまる情報サイト

nanapi

掲載中のライフレシピ数:100,000件以上
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6. 頭も心もすっきり!Gmail整理術

頭も心もすっきり!Gmail整理術

2014年09月04日更新

 views

お気に入り

Gmailを利用している方も多いかと思いますが、メールが多すぎて、受信トレイが常にいっぱい…何百件も未読のメールが受信トレイにたまっているのを見ただけで嫌になってしまう…そんな経験有りませんか?

本レシピでは、メールをキレイに振り分けて、受信トレイをゼロにする方法をお教えします!

各STEPの工夫によって限りなくゼロに近づけることができます!
Gmailってどんな使い方ができるの?Gmailの便利機能や便利な使い方を知りたい方はこちらをチェック!Gmailの使い方ガイド

ポイント

まず目的の確認をします。目的はメール確認の作業効率を上げることですね。作業効率を下げている原因をひとつずつつぶしていくことで、毎日のメール処理が格段に楽になるはずです!

(1)フィルタを作成する
(2)ラベルをつける
(3)ラベルリストの表示設定を変える

この3ステップで、その問題を解決することができます!
では以下からひとつずつやってみましょう。

その1 フィルタを作成する

フィルタを作成する理由は以下です。

読む必要のあるメールとそうでないメールがごっちゃになっていると、作業効率を下げるだけでなく、本当に必要なメールが埋もれてしまうリスクがあるからです。

ここではまずフィルタを作成して、読む必要のないメールは受信トレイをスキップさせてしまいましょう。

ここでは「読む必要のないメール」が対象です。
フィルタの作成方法

gmail画面右上のオプションをクリックし、メール設定をクリックします。

設定画面が表示されたら、フィルタをクリックします。

フィルタ画面下部の新規フィルタを作成をクリックします。

新規フィルタ作成画面が表示されたら。読む必要のないメールの条件を設定します。

条件を設定したら、次はこのメールをどうするかを設定します。
ここでは、受信トレイをスキップしてアーカイブ、既読にする、にチェックをいれます。

その2 ラベルをつける

ラベルをつける理由は以下です。

複数タスクのメールがごっちゃになっている、つまりタスクAとタスクBのメールを交互に読み、処理する、という状態では、メールを処理する毎に頭の切替が必要になるので少し面倒だからです。

その1のフィルタ作成後、ラベルをつけておきましょう。

ここでは「振り分けておくと便利なメール」が対象です。
ラベルの作成方法

まずは上記のフィルタ作成方法に従って、フィルタをかけるメールの条件設定まで行います。

条件を設定したら、次はこのメールをどうするかを設定します。
ここでは、受信トレイをスキップしてアーカイブ、ラベルを付ける、にチェックをいれます。
新しいラベル、という項目が出てくるのでクリックします。

ラベル名を入力し、作成します。

フィルタの作成を完了します。

ここでは既読にする、をチェックしないようにしましょう!

その3 ラベルリストの表示設定を変える

ラベルリストの表示設定を変える理由は以下です。

未読のメールが埋もれてしまうと、処理が滞り、仕事全体の進捗が遅延する可能性があるからです。

最後に、ラベルリストの表示設定を変更して、未読メールを絶対に見落とさないようにしましょう!

ラベルリストの表示設定変更方法

gmail画面右上のオプションをクリックし、メール設定をクリックします。

ラベルタブをクリックします。

ラベルリストに表示をクリック、未読の場合は全て表示、をクリックします。

おわりに

これで、ごちゃごちゃの受信トレイから解放です!

本記事は、2014年09月04日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

編集部ピックアップ

期間限定のスペシャルコンテンツをチェック!

もっと見る