はじめに
業務の様々な情報共有にサイボウズLiveを利用させていただいてますが、その中で「何らか順序のあるもの」の情報管理ってありますよね。
例えば、「マニュアル」や「プロジェクトのタスク管理」等が挙げられますが、今回はちょっとした工夫で管理しやすくなるレシピをお伝えします。
方法
「トピック」や「共有フォルダ」で「タイトル」を付ける際に、先頭に『番号付きインデックス』を付けるようにしています。
マニュアル等を管理する場合
例えば、「共有フォルダ」でマニュアル等を管理する場合、
- 1.人事―1.人事規定
- 1.人事―2.●●規定
・・・
- 2.経理―1.支払規定
- 2.経理―2.●●規定
・・・
といった具合です。
タイトルをソートをすれば、作成順でなく、文字コード順にきれいに並ぶので、使いやすいです。
プロジェクト等を管理する場合
プロジェクト管理をする場合、「フェーズ」－「ステップ」－「タスク」といった感じで、最初にタスクを定義するかと思います。
それを、
- 1.フェーズ名―1.ステップ名―1.タスク名
- （例：1.要件定義ー1.機能定義－1.現状課題の洗い出し）
という具合にネーミングルールを統一して、各トピックのタイトルにしておけば、こちらも順に並んで、プロジェクト管理もしやすく楽です。
更に、各タスクの成果物も「共有フォルダ」で管理すれば、ばっちりかと。
おわりに
ちなみに、本当はプロジェクト管理なら期日や担当者、ステータスの設定ができる「ToDo」を使いたいところですが、タイトルのソートが効かないので、今は「掲示板」を使って行っています。
是非お試しくださいませ。
