仕事が早くなるビジネスメールのコツ

はじめに

私が入社したのは、ちょうどバブルがはじけた時期ですが、その頃はまだメールで仕事をするという習慣が当たり前ではありませんでした。

今やメールで仕事をする時代といっても過言ではないですね。逆に、メールを見ないことでしかられる、もしくはメールを送ったのだから伝わっているはずと言われることも少なくありませんね。

だからこそ、仕事が断然早くなるメールのコツを知るべきなのです。

ポイントは３つあります。メールで仕事をしているような時代であるからこそのポイントです。

メールを早く書くのに役立つポイントです。

メールは１行あたり、全角３０文字程度が丁度良いです。

それは、あまり次数が横に多くなると読みづらくなるからです。また、およそ３５文字を超えたメールを返信した時、中途半端な改行が多くなり、非常に読みづらい文章となります。

なので、自動的に投入される署名に全角３０文字分の線（□、＝等で）を引けば、入力する文章の長さを測る物差しになるわけです。

メールを小説のように長々と文章をつづる人がよくいます。

これでは、伝えたいポイントが判らない、もしくはポイントが漏れてしまうことがよくあります。

箇条書きを利用する、又は小見出しを利用するなどして、できるだけ贅肉を落とした文章としましょう。

メールは文章なので、確実に伝えることのできるひとつの手段です。

件名の冒頭に「（確認）」、「（相談）」、「（依頼）」と付けましょう。冒頭に自分の伝えたいことの趣旨が伝わると、より確実さが増します。

メールの印象を良くするためには、悪い印象のメールを知ることです。

自分が理解した、もしくはお礼を言うのは相手だけにしよう。第三者がお礼のメールを見ても、悪い印象を持つだけです。

大多数のあて先が入ったメールを転送する際、そのあて先が入ったまま転送すると、肝心な文章はメールのかなり下の方になります。

メールを「転送」「返信」する時は宛先を消して、肝心な文章がすぐに読んでもらえるようにしましょう。

いかがですか？

ちょっとしたコツで、仕事が断然早くなるはずです。仕事が早くなるこということは、ストレスも軽減されます。

たくさんのポイントを書きましたが、ひとつこなせるようになったら、次のことというように、ひとつずつ改善してみてください。

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