はじめに

新人として、最初の仕事は電話を受けることではないでしょうか。最初は電話を受けるのも、緊張してしまうと思います。慣れれば難しくないですが、最初はちょっと難しいかもしれません。

今日は、電話の応対の基礎について、お教えします。

かかってきた電話には早く出る

3コールまでには出るように

かかってきた電話には早く出るようにしましょう。普通は3コールまでに出るように言われている会社が多いようです。

私の会社では、次のようにしています。3コールまでに電話に出た場合、朝10時半までは、「おはようございます。○○（社名）の××（名前）でございます。」それ以降は、「お電話ありがとうございます。～でございます。」

3コール以上で電話に出るときは、「お待たせいたしました。～でございます。」

相手の社名・名前を確認

必ず復唱するように

相手が名前を名乗ったら、必ず復唱するようにしましょう。「○○（社名）の××さまですね。お世話になっております。」と言って、確認するようにしましょう。

相手が名乗らないとき、聞き取れなかったとき、

相手が名乗らないときや聞き取れないときもあると思います。そのときは、必ず名前を確認すること。以下の言葉を使って、もう一度聞くようにしましょう。

• 恐れ入りますが、お名前を頂戴してもよろしいでしょうか。
• 恐れ入りますが、少しお電話が遠いようですので、もう一度お願いします
• 恐れ入りますが、少し電波の状態が悪いようですので、もう一度お願いします

社内の人につなぐとき

相手が「××さんをお願いします。」と言ったら、このように言いましょう。「××ですね。かしこまりました。少々お待ちください。」それから、電話を保留にして、取り次ぐようにします。

おわりに

今回は、本当に基礎の基礎について書きましたが、本当の基礎は、明るく元気な声で電話に出ることかもしれません。手元にはいつもメモを置いて、電話に出るようにしましょう。

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