はじめに

ビジネスの場面で人に文書を送る時、気をつけるべきポイントを紹介します。どれも基本的な事ですが、これを機会に確認してみてはどうでしょうか。

書類はなるべく折らずに

まず、書類はクリアファイルに入れましょう。書類が多く、クリアファイルに入りきらない場合はダブルクリップで留め、クリップの端の部分をきちんと倒しましょう。

目玉クリップは社内書類の整理には大変便利ですが、途中で封筒が破れてしまう原因になります。書類送付のときには使わないようにしましょう。

複写式の書類を送る場合は、それだけを個別にクリアファイルに入れるなどの気遣いが必要です。郵送される間の環境は様々です。送る側が想像もしない衝撃を受けることもあります。

送付状をつける

一番上に、送付状をつけましょう。必ず入れるべき内容は以下の通りです。

• 発信者（あなた）の名前。会社名から書きましょう。
• あなたの連絡先。不明な点があれば、相手先は送付状を見て連絡できます。
• 相手先の名前。会社名、部署名、名前の順に書きます。
• 入れた書類の数、概要。
• 返送期限（ある場合）

手紙ではありませんので、美しい文章にしようとせず、簡潔に書いてください。箇条書きにするのもいいでしょう。

封筒に宛名を書いて送る

郵便番号、住所、会社名、部署名、氏名の順番に書きます。注意すべきことは、氏名が最後に来る場合、部署名の後に「御中」をつけてはいけないということです。「様」と重なって二重敬称になります。

また、氏名の後に「殿」をつけると、目下の人への宛名書きになりますので、「殿」は注意して使ってください。

さいごに

受け取った人が封筒を開けた後のことを思い浮かべながら準備してください。最初に目にするのが送付状です。

それを見れば大体封筒の中身に概要が分かり、どう処理したらいいか予想でき、更にすぐに発信者の連絡先がわかる、というのが理想の送付状です。

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