コミュニュケーション上級者のビジネスメール返信法

著者：arica

はじめに

メールといえば、当然のごとく「電子メール」を差す。これ、ビジネスの世界でも同じ。いまやメールのやりとりは、重要なコミュニケーション手段となっています。

では、電子メールが一般的になってから、いったい何が一番変化したのでしょうか？

キーワードは、「時間」と「信頼性」。

印刷文書と違って、電子メールは「即」レスポンスできる。その「即」に慣れた意識は、もはや遅れを受け入れられなくなっています。

そして日々はびこるネット上の危険な罠。信頼性の確保という名のもとに、メール送受信のルールを徹底している企業も少なくありません。

大切な相手に返すビジネス「電子」メールのマナーについて、あらためて見直してみましょう。

簡単に回答できるものであれば、「本件、了解しました。」の一文を、すぐに送りましょう。

そうでない場合は、「○○の件、ご連絡ありがとうございました。詳細につきましては、○○頃（できれば○月○日と日付指定）あらためてご連絡さし上げます。」などと返しましょう。

受信通知を求めるメールを送付された場合は良いですが、そうでなければ、相手はあなたの返信を受け取ることでしか、送付したメールが確かに届いたことを確認できないのです。

とにかく即レスポンス。これは相手に対する大切なマナーです。

即じゃないけれど、その日のうちに返信する場合。返信忘れのないように、受信メールを特定メールフォルダにまとめ、終業前に必ずチェックするようにしましょう。

不審なメールを削除する試みとして、メール送受信に関する厳格なルールを設定している企業も少なくありません。

そのルールの編み目にひっかかり、不審または迷惑メールとしてふるい落されることのないよう、注意を払いましょう。

むやみに「全員に返信」することも避けた方がよいでしょう。

ビジネスメールはクイック＆シンプルな対応を心がけましょう。

(photo by http://www.flickr.com/photos/jerine/2265556744/)

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