はじめに

タイアップだよ！

nanapiというサイトをやっている、ロケットスタートの社長の古川です。

この記事はぶっちゃけタイアップで書いているんですが、このタイアップの話と関係なしにロケットスタートではチャットワークを活用しまくって生産性が異常にあがったので、その紹介をします。

ネットベンチャーでのコミュニケーション

インターネットベンチャーをやっていると、「なるべくコストを抑えよう」という風になりがちです。そして、インターネット時代における一番のコストは、お金よりも時間だったりします。

特に時間を食う一番の理由はメールだと思っています。社内のやり取りをメールでやると大変ですよね。

しかし、実際に話すとなると、それはそれで時間を食うので、やはり文字コミュニケーションが増えざるを得ません。そこで、社内のやり取りはグループチャットを使うことにしています。

そんな理由で、昔はグループチャットがしやすいSkypeを使っていました。

しかし、Skype使っている人はわかると思うのですが、メンバーが10人を超えたくらいからいろいろと問題が出てきたのですね。

Skypeの問題点

• 個人ツールなので、仕事と私的利用の差がわからない
• ツールをインストールする必要がある
• タスクの管理などには向かない
• 複数PCを使うと未読管理がしづらい

などがあげられます。

Skypeはグループチャットには非常によかったのですが、ビジネス利用には向かなかったのですね。

というわけでチャットワーク

というわけで、何かいいツールないかなぁ、と思って見つけたのがチャットワークでした。

選んだ理由は

• Skypeと同レベルのグループチャット機能がある
• タスク管理機能がある
• クラウドサービス
• 社内だけの利用に閉じられる

あたりです。

そして、チャットワークを使い始めてから、仕事のほとんどがチャットワーク上で完結するようになりました。Skypeと同じように仕事のオーダーやブレストができるだけでなく、タスク管理機能によって、やるべきことが漏れなくなったり、どのPCからも同じデータが利用できたりと、重要な仕事の管理にも使えるようになったのです。

というわけで、弊社がどう使っているか紹介します。

弊社の使い方

仕事のオーダーに使う

一番使うパターンは、仕事についての打ち合わせです。いちいち打ち合わせを待っていたら時間がいくらあっても足りないので、このように、スピード重視で、ガンガンと決めてしまっています。

ブレストに使う

新サービスや海外のサービスについての共有をして、アイデアを練ったりしています。参加したい人だけが参加して会話ができるので、時間のロスが減ります。また、あとから見返したりもできるので、知の集積に使えます。

雑談に使う

このように、雑談部屋を作ったりもしています。

たとえば「今日、この店でランチしたけど、おいしかったよ！」などの情報は、会社で話したい雑談ですが、いちいち業務中に声を出すほどでもない、というときは、ここに投稿しています。

ファイルの送信やタスクの管理に使う

ワードなどのファイルを送信してチェックをしたり、しなければいけないことをタスクでまとめていたりします。

担当者がすぐに設定できるので、細かいタスクだと漏れづらいです。

できることとできないこと

というわけで、ほとんどの仕事をチャットワーク上で行っているわけですが、もちろん得意じゃないところもあります。

• 説明が必要なタスク＝Backlogという、バグトラッキングシステムを使う
• 特殊なファイル形式が必要＝Officeなどのソフトを使う

などを弊社では使っています。それらのつなぎとして、「メールを送ったよ」などとチャットワークでやり取りをしていたりします。

社内に浸透させるコツ

ここまで読んでみて「使ってみたいけど、ちゃんと浸透するかどうかが不安・・・」という人も多いと思います。

そこで、うちの会社で浸透させるのに使ったコツを紹介します。

移行の理由を説明する

いきなり変える！といっても反発があります。ちゃんと、なぜこのツールを使うべきなのか、というのを説明する必要があります。

• リアルの会話よりも、お互い時間が取られず、記録に残る
• メールよりもスムーズにやり取りできる
• 他のツールよりも、直感的で使いやすい

などの明確にどういうメリットがあるかをわかりやすく説明しましょう。

移行期間を設ける

いきなり移行だと混乱がおきるので、移行期間を設けます。移行期間はだいたい1週間くらいあれば十分だと考えています。長くてもあまり準備しないので短いほうが結果的にスムーズです。

以前のツールを徹底的に禁止にする

Skypeを使っていたら「ここから先、このチャットで話すのは禁止」という宣言をします。そして浸透させるためのスタッフを決めます。できれば発言などが多い中心人物がいいでしょう。

その人に徹底的に使ってもらうことで他の人もついていきます。

というわけで

うちの会社でのチャットワークでの使い方を説明してみました。

フラットな目で見ても、ネットを活用している企業は導入するのをオススメできるツールです。周りのベンチャー企業にも紹介しまくって、ガンガンと導入していたりするので、まずは無料版からでも試してみてはいかがでしょうか。

これから導入を考えている方はぜひとも参考にしてみてください！

チャットワークの登録方法 | nanapi [ナナピ]