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社外文書も社内文書も!ビジネスシーンでの手紙の書き方

ビジネスシーンでの手紙の送り方に迷ったことはありませんか?新入社員として働き始めて上司から「移転のお知らせを書いてくれ」なんて頼まれたとき、困ってしまうという経験は少なくないと思います。

筆者は現在専門学校で、実際に秘書をされていた先生方から日々厳しくオフィス実務について教えられています。一般大学を出たビジネスマンよりも詳しく学んでいると思います。また、実際にビジネスシーンで使用されている手紙を例に自分で作成する課題などもあります。ここでは、筆者が学んでいる秘書業務で使用した文書を例にビジネスシーンでの手紙について紹介します。

お悔みやお祝いの儀礼文書は除きますが、ビジネスレターは書き方のフォーマットさえ覚えてしまえば、どんな内容の手紙も書くことができます。フォーマットだけしっかりと覚えましょう。

社外文書の文例

平成〇〇年〇月〇日 (右揃え)

会員各位

〇〇株式会社 (右揃え)

会長 〇〇 〇〇 (右揃え)

〇〇〇のお知らせ (中央揃え)

拝啓 各位におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は、格別のお引き立てにあづかり、厚く御礼申し上げます。

さて、この度、〇〇〇〇を開催いたします。時節がら多忙のことと存じますが万障お繰り合わせのうえ、ご出席くださいますようご案内申し上げます。

敬具 (右下に)

記(中央揃え)

1、日時 平成〇〇年〇月〇日 (〇)18:00~20:00

2、会場 〇〇会館 3階宴会場

3、会費 1,0000円 (当日会場へ)

以上(右下に)

書き方の注意点:社外文書編

社外に向けて手紙を出す場合です。ここでは「~のお知らせ」を例にしたいと思います。懇談会や会議のお知らせなど、他社にお知らせの手紙を出すシーンは多いかと思われます。

発信年月日・宛先・発信者名

まず、発信年月日を右上に記載するのを忘れないようにしましょう。次に左寄せで宛先を書きます。そして右に発信者名を記します。

発信者名は、「手紙を出す人」です。部長に頼まれたのであれば、部長の名前を書きます。

頼まれたものなのに、自分の名前を書いてはけません。

件名

件名の書き方を勘違いしている人もいますが、「歳末懇談会について」は間違いです。「ついて」と書きたいのであれば「歳末懇談会について(お知らせ)」と必ずカッコで内容を書きます。

頭語

本文に入ると、まず頭語が必要です。「拝啓」が一般的です。

季語を書くのであれば、その月の季語を入れるのですが、社外文書は「男性が書いたか女性が書いたか」分かってしまうような書き方はしてはいけません。「桜が美しく咲き誇る季節となりました」などは、女性的なので避けましょう。11月であれば「晩秋の候」です。

挨拶

その次に最近の様子を聞く挨拶を入れます。「貴社にはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」などです。ここでの注意点は、組織宛と個人宛で使う言葉が変わることです。「ご隆盛」「ご発展」は個人に向けてはいけません。また、「ご健勝」「ご清勝」は組織に向けてはいけません。

両方に使えるものは「ご清祥」なので、これを覚えておけば間違いないです。「ご壮健」は、年配の男性宛にのみ使えるので、お世話になった上司に送るのであればそれを選ぶと良いかもしれません。

結語

本文が終われば「敬具」を右下に入れます。

「記」を真ん中に書き、そのあとに内容を箇条書きで書いていきます。「記」の下には「1、〇〇会場で行います。」などと文章を書いてはいけません。必ず箇条書きにしましょう。

記すことがすべて書き終えたら「以上」で締めます。この「以上」は、「ここで記を終わりにしますよ」という意味なので、絶対に忘れないようにしましょう。

社内文書の文例

平成〇〇年〇月〇日 (右揃え)

〇〇の案内(中央)

標記の件について、下記の通り開催しますのでご案内します。

記(中央)

1、日時 〇月〇日(〇)15:00~17:00

2、場所 会議室 5階

以上(右に)

書き方の注意点:社内文書編

社内文書も社外文書と同様、発信年月日と宛先、必要であれば発信者名も記載します。

社内文書には、頭語や結語、あいさつ文はいりません。件名と内容がしっかり書けていれば問題ありません。

その他、ビジネスシーンの手紙で注意する点

漢字の間違い

「ご出席下さい」の「ください」を漢字にするのは間違いです。「下さい」は、物を頂く場合にのみ使えます。

また、「ご連絡いたします」の「いたします」を漢字にする人もいますが、これも間違いです。「致します」は、相手になにか迷惑をかけたときに使います。謙譲語の「いたす」はひらがなですので間違えないようにしましょう。

おわりに

社外文書を作成する際に気を付けるのは、「それが会社の評判に繋がる」という点です。専務名義で出した手紙に間違いがあった場合、専務の顔に泥を塗ることになりかねません。最低限のポイントをしっかりと押さえるようにしましょう。

(image by amanaimages)
(image by 筆者)

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