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案内状とお礼状!ビジネスシーンで使う手紙の文例と注意点

メールが普及している現代でも、ビジネスシーンで手紙のやり取りはまだまだ行われています。ここでは、その手紙でよく使用する文例について、ご紹介します。

目的別文例

案内状の文例

○○各位(左寄せ)

○○○○年○○月吉日(右寄せ)

○○株式会社(右揃え)

○○営業部○○(右揃え)

電話○○-○○-○○○○(右揃え)

○○合同親睦会のご案内(中央大文字)

拝啓 時下益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は各段のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、相互の親睦を図るため、下記のとおり親睦会を催させて頂く事になりました。お忙しいとは存じますが、皆様のご参加を賜りますよう、お願い申し上げます。

つきましては、大変恐縮ではありますが、参加申込書を、○○月○○日までにご返送いただけますよう、お願い申し上げます。

敬具(右揃え)

記(中央)

日時   ○○月○○日 ○○時より○○まで開催

会場   ○○ホテル○○ホール

住所   ○○県○○市○○町○丁目○○番地

電話   ○○- ○○-○○○○

謝礼発送の文例

○○各位(左揃え)

○○○○年○○月吉日(右揃え)

謝礼発送のご連絡(中央大文字)

盛夏の頃、皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。平素は各段のご厚情賜り、誠にありがとうございます。

この度は、○○にご協力いただきまして誠にありがとうございます。つきましては、ここに謝礼を送らせて頂きますので、ご査収の程、宜しくお願い申し上げます。

今後とも、ご愛顧の程よろしくお願い致します。

○○株式会社(右揃え)

○○営業部○○(右揃え)

電話○○-○○-○○○○(右揃え)

書き方の注意点

宛名

名前がはっきりわかっている場合は、それを書きます。わからない場合は、役職名を書きます。

また、たくさんの人に同一の文章を送る場合は各位としますが、各位には敬称の意味があるので、各位の後に様はつけないように気を付けましょう。

日付

記入した日を書くのが普通ですが、案内状や礼状の場合は、○○○○年○○月吉日とします。ご注意ください。

時候の挨拶

初夏の候・初秋の候でもいいですが、より畏まった場合は拝啓か謹啓とします。この場合、結びは敬具・敬白になります。

その他、ビジネスシーンの手紙で注意すること

入れ忘れないように気を付けなければならないのが、主文を結びへ繋げる言葉です。相手にお手間をとらせる場合は、必ず必要です。以下の文章となります。

  • お手数ですが
  • 大変恐縮ではありますが
  • ご多忙中とは存じますが
  • ご多忙中、申し訳ありませんが

こちらが何かお願いする場合は、必ず入れるように注意しましょう。

おわりに

ビジネスシーンでの手紙は気を使います。文面が失礼だと、クレームがくる事もあるためです。不安な場合は、出される前にベテランの方などに一度チェックして頂くようにしましょう。

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(image by 筆者)

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