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ここを抑えておけば大丈夫! 退職までにやるべきこと

退職を決めた時、会社にどうやって伝えるのか? 退職時期はどうするのか? などさまざまな疑問が浮かんできます。法的には「退職希望日の2週間前」となっていますが、企業によっては就業規則などで「いつまでに申し出ること」という決まりがあるかもしれません。

そこで本記事では、退職を決めてから退職するまでの流れをご紹介したいと思います。

本記事は、マイナビ転職のご協力により、2013年に執筆されたものです。

STEP1:退職時期の決定

会社の就業規則に従う

法的に、正社員の労働契約では「解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する」としています。

しかし、業務の引継ぎや後任者の決定などから、退職願の提出日を1カ月~3カ月前と定めている会社も少なくありません。そのため事前に会社の就業規則を確認することが必要です。

退職時期を決める際に注意すること

  • 退職時期が繁忙期に当たらないように調整する
  • 引継ぎや残務処理に必要な期間を見込む
  • 有給休暇を消化したければ、その分だけ早めに告げる
社員数が少ない部署や小規模な会社の場合、新たに人材を補充する期間が必要となります。その場合はさらに十分な余裕を見る必要があります。

独断的に自己都合で退職時期を決めてしまうと、慰留やトラブルの原因になります。あくまでも職場の状況を配慮して伝えるタイミングを決めましょう。

STEP2:上司に意思表示

まずは口頭で

退職を決めた時、まずは意思表示をしなければいけません。そして誰よりも先に直属の上司に口頭で伝える必要があります。退職意思の表明は、直属の上司に「相談」する形で伝えるのが基本です。

自分が退職に至った経緯や将来の志望などから穏やかに切り出し、すでに決意していること、自分が希望する退職時期を明確に伝え、退職日の調整をお願いしましょう。

これはマナー違反

  • いきなり「辞めます」と退職願を差し出す
  • 人事部署や役員に直に話を持ち込む
  • 退職する意志を周囲に言いまわる
  • 会社に対して、ネガティブなことを言う

退職理由は「自分の将来目標」と絡めることが重要です。ここで職場への不満を口にすると、トラブルや残留の元になる可能性があります。

STEP3:退職願を書く

退職願・退職届・辞表の違い

退職願は雇用契約の解約を申し出る書類です。会社が承諾することで退職が決定されます。

退職届は会社への最終的な意思表示であり、受理された瞬間に効力を発揮します。一度受理されると撤回できません。

辞表は退職願・退職届と同様の意味合いですが、会社の役員のような役職のある人や公務員が提出するものです。

自己都合退職の場合は「退職願」を提出しましょう。上司との話し合いで具体的な退職日が決まったら、退職日を記した「退職願」を提出します。

退職願の書き方

※1 白無地の便せんなどに黒の万年筆かボールペンで手書き。罫線入りでもOKですが、模様入りや企業の便せんは避けます。
※2 タイトルは一般企業なら「退職願」、公職員なら「辞職願」とし、1行目に書きます。
※3 書き出しはタイトルから1行空けた行末に「私事」または「私議」「私は」などと書きます。行末に書くのは謙譲の表現です。
※4 「退職願」の退職理由は、任意の自己都合退職であることを示すのが目的なので、詳細は不要。「一身上の都合」と書きます。
※5 必ず、退職期日を入れます。この期日は、上司と相談して了承を得たうえで決めてください。元号、西暦どちらでも可。
※6 届出の日付は、直属の上司への提出日を記入。退職希望日から2週間以上前に提出するようにしてください。
※7 正式な所属部署名と氏名を書き、その下に押印します。
※8 宛名は代表者です。正式な肩書きと氏名を書きます。敬称は「様」ではなく「殿」が正解。自分の氏名よりも上に記入します。
※9 封筒も白無地のものを使い、タイトルを記入。裏書きは、正式所属部署名と氏名。のり付けはしません。

STEP3:退職願(届)を出す

退職願(届)を提出

小規模の会社などの場合、提出の必要がないと言われるケースがあります。しかし、勘違いや慰留の防止のために必ず提出をしておきましょう。

会社によって届出書類の規定やフォーマットがある場合があります。事前に確認をし、必要な場合は規定に従って作成をしてください。

STEP4:業務の引き継ぎ

担当業務は退職日までに責任を持って終わらせるか、引き継ぎを完了させるなどの区切りをつける必要があります。業務マニュアルや引継ぎ内容を整理したものを作成しておくと、業務を可視化することができ、引き継ぎ業務が効率的にできます。

また、自分の退職後に入社する新人が後任になる場合も想定して、業務手順や注意点などを整理しておきましょう。

引き継ぎ業務の関係から転職先企業に入社日を待ってもらっている場合、状況に応じて先方の担当者に連絡をするようにしましょう。

STEP5:退職の挨拶

取引先・関連部署

業務によっては後任者と取引先や関連部署を回り、退職の挨拶をする必要があります。ここで注意しなければならないのが、「お世話になった得意先だから」と勝手に判断して退職の挨拶をしてはいけません。

また、最近ではメールでの退職挨拶が増えました。退職の挨拶は基本的に直接伺うものですが、タイミングなどすべて合わせるのは難しいものです。

電話での挨拶、退職の挨拶状、メールなど状況に応じて丁寧に連絡をしましょう。

自分のことでも、不用意に会社の人事の動勢を取引先に知らせるのはビジネスルールに反します。担当者交替の通知はもちろん、退職挨拶も必ず上司の指示や許可を得る必要があります。

おわりに

退職のタイミングは転職活動にも影響します。スムーズに転職活動ができるよう、きちんと会社と話し合いをして円満退職を目指しましょう。

また退職が決まっても、最後まで責任感を持って業務にあたりましょう。引き継ぎが雑だと、後々会社の業務に支障が出て、自分の知らないところで評価を落としてしまう可能性もあります。

これらのことを念頭におき、皆さんにとって良い退職・転職活動ができることを願っています。

(image by amanaimages)
(image by 筆者)

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