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新入社員から中堅社員まで!段階を踏まえた名刺の管理方法

職業にもよりますが、社会人になると名刺をもらう機会がグンと増えます。

筆者が新入生のときは、名刺の管理方法を教えてもらうことはありませんでした。周りの先輩や上司を見ながら、自分でやりやすい方法を見つけました。

ここでは、新社会人から中堅社員へと段階を踏まえた名刺管理方法をご紹介します。

紹介する名刺の管理方法について

この管理方法は、特に何かの書籍を見たわけでもなく、実践していくうちに見いだしたものです。そういった意味ではこのやり方がしっくりくる方とそうではない方がいらっしゃるかもしれません。

ご自分が1番やりやすい方法にたどり着くことが大切ですので、この記事で紹介する方法はその選択肢のひとつに入れてみてください。

名刺の管理方法のポイント

ポイント1:アイウエオ順に収納

小さな名刺ホルダーでいいので、名刺をいただいたらアイウエオ順に収納します。会社名で並べてください。

最初は枚数も少ないでしょうから、本格的なラベリングはしなくていいと思います。付箋に「あ」「か」「さ」~「わ」と書いて仮ラベリングしましょう。

小さな名刺ホルダーは100円ショップでも購入出来ます。

ポイント2:名刺ホルダーをグレードアップ

ポイント1の名刺ホルダーに名刺がいっぱいになった場合、または窮屈になったからそろそろどうにかしたいと思った場合は次のステップです。

名刺が増えたのと同時に仕事にも慣れて、メイン取引先やお客様の顔も覚えてくると思います。

大きい名刺ホルダーへ引越させましょう。名刺ホルダーの種類は豊富です。職場の先輩や上司から指定があれば従いましょう。先のことを考えて替紙があるタイプがいいと思います。

ラベリング

ポイント1と同じようにラベリングをします。インデックス(シールのラベル)が付いている名刺ホルダーが多いのでそれを利用します。もし、インデックスが付いてない場合は100円未満で購入出来ます。

ポイント3:各エリアを見直す

「あ」「か」「さ」~「わ」とラベリングしている各エリアを見てみましょう。

例:「あ」行に収納されている名刺

・メイン取引先

うえお株式会社:A様
うえお株式会社:B様
うえお株式会社:C様

・メインではない取引先

あいうえお株式会社:A様
いうえお株式会社:A様

アイウエオ順で考えると「あいうえお」「いうえお」「うえお」ですが、メイン取引先を「あ」行エリアの最初に収納します。

厳密にアイウエオ順に並べるよりも、お仕事で関わる回数が多い順にした方がやりやすいです。取引状況が変化したら並べ替えます。

ポイント4:お客様情報の変更

名刺の差し替えをいただいた場合

住所変更や昇格等で差し替えをいただいたら、同じポケット内に入れます。今までの名刺の上に重ねます。4枚ぐらいは同じポケットに入りますが、もしそれ以上の差し替えがあったら隣に入れましょう。

社名変更した場合

「あいうえお株式会社」が「わをん株式会社」に社名変更したら、本来なら「わ」行エリアへ移動ですが、自分が探しやすい会社名を基準に入れます。このような場合、筆者はしばらく「あ」行に入れて、新しい社名に慣れてきてから「わ」行に移動しました。その方が名刺を探すときに楽でした。

お客様が退社された場合

破棄するという方法もあるかもしれませんが、筆者は退社されたお客様の名刺も保管してました。名刺に、A様前任者というメモを残し「あいうえお株式会社」内の一番後ろへ移動です。

転職したらまた最初から

筆者は約15年この方法で名刺管理しています。職場が変わったらポイント1からスタートして、名刺の数が増えたらポイント2、3と実行しています。

おわりに

名刺をいただく機会は増えていきます。忙しいときは名刺ホルダーに入れるのも億劫になってしまう日もあるでしょう。そのようなときは、名刺をいただいた翌日以降で時間がとれたときに収納すればいいと思います。

お客様情報は流動的ですので、名刺を取り出したいときに直ぐに取り出せるように定期的に名刺ホルダーを見直してください。

メイン取引先が変わったら順番を入れ替えたり、替紙が必要になったら注文したり、そうすることで名刺ホルダーに愛着がわいてくるかもしれないですね。

定期的に名刺ホルダーを覗いてみましょう。この記事が名刺管理を必要としている方達のお役に立てると幸いです。

(image by 筆者)
(image by 足成)

このライフレシピを書いた人
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