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    仕事の効率アップ!達成できるTo doリストの作り方まとめ

    仕事はもちろんのこと、勉強や家事など普段の生活でも使うことができる「Todoリスト」。

    やらなければいけないことをリストアップし、終わったものから削除していくというやり方が一般的です。

    でも「Todoリストを作ったはいいけど達成できない」「どうやって作っていいのかわからない」という方も多いと思います。

    そこでここでは、達成できるTodoリストの作り方についてご紹介します。

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    達成できないTodoリストの特徴まとめ

    詰め込みすぎている

    本当にやるべきことだけではなく、あれもこれもと詰め込んだTodoリストはやる気も出ず達成できません。

    実行の仕方を考えていない

    「クレーム処理する」などのように曖昧な項目は達成できません。何をどのようにして実行していくのかをリスト化しましょう。

    締め切りまでが長い

    3ヵ月先のタスクまではTodoリストでは管理できません。できるだけ「今日」「今週」などのように短いスパンでリストを作るようにしましょう。

    やる気が出ない文面になっている

    「〇〇さんに謝る」「会議の準備をする」などのようになんとなくネガティブなイメージのあるリストだとやる気が出ません。

    「〇〇さんと話す」「〇〇についてサーチする」「資料を作る」などのようにできるだけやる気をなくす言葉は避けましょう。

    達成できるTodoリストの作り方まとめ

    すぐ実行できることを書く

    リストを作り終わったらすぐに実行できるようなことにしましょう。例えば「英会話を始める」などではなく「英会話スクールを探す」「英会話スクールに電話する」などに書き換えることで達成率があがります。

    優先順位をつける

    リストを書いたら、きちんと優先順位をつけましょう。

    ・多くの人がかかわっている仕事
    ・期限のせまっている仕事
    ・はじめて取り組む、慣れない仕事
    ・時間がどれくらいかかるかわからない仕事
    ・難しいと思う仕事

    上記のようなことが優先順位が高く、先に終わらせるべき項目です。「やりたいこと」「楽にできそうなこと」からやってしまいがちですが、そうすると全体の達成が遅くなってしまいます。

    3分で作る

    何時間もかけてリストを作っても意味がありません。通勤電車の中だったり、会社に着いてから始業までの間だったり、短時間でリストを作りましょう。

    短くする

    リストが膨大な量だとやる気がでません。できるだけ「本当にやらないといけないこと」だけに絞って簡潔にしましょう。

    絶対にやらないといけないことだけ書く

    「日記を書く」「本を読む」などのように「やらなくてもいいけどやりたいこと」は書く必要はありません。絶対にやらないといけないことがけリスト化しましょう。

    作業を細かくわける

    例えば「飲み会を主催する」タスクがあったとしたら、「出欠を確認する」「お店を探す」「お店に予約する」などのように細かい作業に分けてリストにしましょう。

    そうすることでちょっとした空き時間にすぐに実行できます。

    短時間で終わるものは並べて書いておく

    リストを書いてみて、5分ほどあればすぐできそうなものは並べて書いておきましょう。短時間でできるものをバラバラにやっていると時間の無駄です。

    30分など少しまとまった時間ができた時にまとめてできるようにしておきましょう。

    おわりに

    いかがでしたでしょうか?

    ぜひ分かりやすいTodoリストを作って、仕事の効率をアップさせてくださいね。

    (image by 足成

    このライフレシピを書いた人