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    ビジネスシーンで!一筆箋で送付メッセージを送るときのポイントと文例

    仕事上、社外の方とのやりとりには、どういった手段を利用していますか?

    メールやインターネット経由でのデータ受け渡しが一般的となった今でも、書類や商品の受け渡しなどで、郵便や宅配便を使うことは多いものではないでしょうか。

    ちょっとした書類の送付など、わざわざ送付状を付けるほどのものではない、でも何もないのは素っ気ない…という場面は多いもの。そんなときにビジネスでも便利な小型の便箋「一筆箋」の使い方をご紹介します。

    送付メッセージを書く

    文例紹介

    契約書の原本を送付する場合の文例を挙げます。

    株式会社○○ □□様  (←相手の社名・名前)

    いつもお世話になっております。
    契約書をお送りいたします。ご査収くださいませ。
    よろしくお願いいたします。

    (株)△△ ☆☆  (←自分の社名・名前)

    季節に合わせて「暑い日が続きますが、夏バテなどなさらぬようご自愛ください」や、「風邪が流行る季節となりましたが、どうぞ体調など崩されませぬようお気を付けください」など、相手を気遣う一文を入れるとより相手に喜ばれます。

    一筆箋を使って送付の文章を作るポイント

    1.送付に適した一筆箋のデザイン

    無地でシンプルなものが無難です。

    ですが、ビジネスでは絵柄の入ったものは御法度ということはありません。季節感のある図案のもの、年齢を問わず受け入れられるようなものを用意しておくと便利です。

    手書きをするので、罫線があるものの方が書きやすいですが、罫線のないものは縦横どちらにも使えて便利な面もあります。

    2.一筆箋の使いどころ

    「なくてもいいけど、あった方が丁寧」というレベルの伝言が、一筆箋を使うのに適しています。例えば、「メール等で詳細について打ち合わせしてある書類や商品について、現物を送る」というような場合です。

    送付時に細かく説明しなければならないような場合は、一筆箋ではなく送付状を作ったほうが良いでしょう。

    書き方の注意点

    構成上の注意

    一筆箋には、頭語・結語は不要です。時候の挨拶も要りません。

    「いつもお世話になっております。」と書き出し、送付内容を簡単に記して、「よろしくお願いいたします。」と結べばOKです。

    行数に余裕があるときなどは、先述したような季節にあった一言を入れるとなお良いです。

    自分よりずっと目上の方など、「頭語・結語や時候の挨拶もない手紙を送るのは失礼」と思えるような場合には、一筆箋ではなく送付状を作ったほうが良いでしょう。

    その他の注意

    字の美しさに自信がなくても、丁寧に書きましょう。手書きの字には、送り主の状況が透けて見えるものです。雑な字は、受取人を雑に扱っているように受け取られてしまいます。

    また、誤字はそれだけで書き手の知性を疑われますので、曖昧な字は調べて書くようにしましょう。

    その他、ビジネスシーンの手紙で注意する点

    ビジネスシーンの手紙一般で言えることですが、相手を困らせることを書くのは御法度です。

    例えば、契約書の文言を詰めるのに難航したあと原本を送るような場合に、「御社の修正要望が多く時間がかかりましたが、契約書の原本をお送りいたします。」などと書くのは(たとえ事実でも)NGです。

    おわりに

    手書きの文面が1つ入っているだけで、相手にとってはもらって嬉しい郵便になります。一筆箋には相手とのやりとりを円滑にする効果がありますので、是非お試しください。

    (image by 筆者)

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