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    nanapi社長のMac × iPhoneでのタスク管理術2014年

    nanapi(このサービス)の会社の社長をやっているものです。

    たまに、仕事術系の話をする時があるのですが、そのとき出てくるのが「タスクの管理をどうやっているか」ということです。

    タスク管理術というのは、人にあった自分なりのやり方があり、一概にこれがベスト!と言えないのが難しいですが、いろいろな人のやり方を見ると、参考になったりしますよね。

    そこで、僕がやっているタスク管理術を紹介します。

    そもそもの話

    僕自身は、タスク管理があまり得意ではありませんでした。

    タスク管理ができなくなるという時はたいてい決まっていて

    • いろいろなタスクが出てくる
    • 頭が混乱してしまう
    • 何からやればいいのかわからなくなる
    • やりやすいものからやってしまう

    という状況です。

    そこで、「まずタスクを全部洗い出してから整理していく」という形にしました。それで、混乱しないで進めるようになりました。GTDという手法がこの形にマッチしているので、今ではそれを主に使っています。

    どんなタスク管理方法か

    そもそもGTDって何?という人はこちらをご覧ください。

    こちらの記事もオススメです。

    GTDをメインにしつつも、ツールや独自のやり方など、僕の方法を以下に書いてみます。

    タスク管理術のツール

    僕は、いろいろなタスク管理アプリなどを試していたのですが、結局は、「OmniFocus」というアプリになっています。これをPCとスマホを使っているという感じです。

    正直、高いです。あまりお金を使わないタイプなので長い間躊躇していました。しかし、フリーのをいろいろ試した結果、OmniFocusは、相当いいタスク管理ツールだと感じました。

    STEP1

    とりあえず、思いつくものは、すべてInboxに入れます。仕事、プライベート、将来やりたいことも全部いれていきます。

    Inboxに入れる段階では思いついたものをひたすら入れていくだけで大丈夫です。ここで重要なのは、思いついた時に、頭で覚えていないで、すぐにInboxに入れること。

    僕の場合は、「KickReminder」というアプリを使っています。

    これは、標準のリマインダーにすぐに登録をしてくれるアプリです。

    iPhoneアプリのOmni Focusがあると、iOS標準のリマインダーと同期ができますので、楽にInboxに入力できます。

    STEP2

    Inboxにいれていったら、次は、それを整理します。

    これもGTDのやり方でいいのですが、基本的には

    • 2分でできるものはすぐにやる
    • 何ステップかかかるものは「Projects(プロジェクト)」にする
    • 別にやらなくていいものは「Someday(いつかやる)」にいれる
    • 単発タスクだが時間がかかるものは日程を決める

    です。

    Inboxに入れっぱなしだと、単なるタスクリストになって、実行されないまま残ってしまう…ということがおこりがちなので、Inboxに残さずに、なるべく次のステージにいけるように処理していきます。

    STEP3

    Inboxがほぼ空になったら、次はプロジェクトを整理します。

    コツとしては、Inboxに入っていたものをProjectにする場合は、細分化しまくって、とにかく最初の一歩を簡単にすることです。

    たとえば、あるプロジェクトは、Inboxに入っていた時は「上智大学での講義の資料を作る」でした。しかし、資料を作るのは、5時間くらいかかるため、放置されがちになってしまいます。

    そこで、上智大学での講義というProjectを作成し、その中の最初の一歩は「資料を確認する」というような趣旨のものしておきます。

    これなら5分もかからずにできるので、Projectを開始しやすくなります。

    STEP4

    プロジェクトとは別に、Contextsというものもあります。これは、この場面になったらやるよ、的なものです。

    本気でタスク管理するなら「Home」や「Office」などを作って、どの場所で何をやるか…まで決めるのもありですが、僕の場合はそこまではやっていません。

    ただし、2つ作ったほうがいいものがあります。それが「Waiting」と「Someday」です。

    • Waitingは、人にまかせて待っている状態
    • Somedayは、今やらないけどいつかやりたいもの

    です。

    というのもタスクを処理していく上で、大事なのは「自分がやらなくていいものは他人に任す」と「今やらなくていいものはやらない」ことです。

    それらをContextsにしておくのです。そして、OmniFocusの場合「On Hold」という状態にしておけば、一覧から見えなくなるので、気が散ることがありません。

    STEP5

    さて、ここまでいくと、それなりにタスクを処理できていると思いますが、大事なのは「Review」です。

    週に1度はProjectを全部見直します。その時に大事なのは、できていないProjectを振り返ることです。

    僕の場合、Noteというところに「なぜできていないのか?」ということを書いています。そこで、自分に問うと、「メールの文面がないから面倒」みたいなことに気づいたりします。

    そこで、「メールの文面を作る」のようなタスクを作ります。

    繰り返しになりますが、とにかく「最初の一歩」を踏み出しやすくするのが大事です。すべてのタスクが、「これならまあやってもいいか」レベルまで細分化するのがオススメです。

    優先順位は?

    さて、こんな感じでタスクを管理しているよ、というのを紹介しました。

    では、優先順位についてはどうすればいいでしょうか?

    実は、GTDという手法では、優先順位はつける必要がないと言われています。あえていうのであれば、プロジェクトの順番を並べ替えるのと、カレンダーに入れられるものは積極的に入れるということくらいです。

    おわりに

    タスク管理は、スキルにすぎないので、慣れれば誰でもできるようになります。是非参考にしてください!

    (image by amanaimages)

    このライフレシピを書いた人