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    「決められない会議」をとにかく避ける方法

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    この前、こんな記事を書きました。

    この会議術はどちらかというと、一般的にやらないといけないことがまとめられていますが、最近感じることは「決められない」会議があることで、時間が長引いてしまっているケースが多くあるな、ということです。

    「決められない会議」とは、会議では何かを決めて、そこから先にいかないといけないのに、何も決まらずに、だらだらと議論が続くというものです。

    時代の流れが早くなっている今、無駄な議論を長引かせるよりも、実行にうつしたほうが良いケースも多々あります。

    そこで、nanapi社でやっているそういう会議を避ける方法を紹介します。

    決められない会議を避ける方法

    目的をしっかりと決める

    会議の目的は以下の3つであることが多いです。

    • 何かを決定する(決議)
    • 議論する(議論)
    • 情報を共有する(共有)

    ここで、議論や共有に関しては、何も決めなくてもいいわけです。しかし、決議の場合は、会議で決議されない場合には無駄になってしまいます。

    オススメは、ホワイトボードなどに、アジェンダとゴールを書くことです。ホワイトボードに「今日のゴール:◯◯事業からの撤退するかどうかを決める」などが書いてあれば、会議が終わったあとに、そのゴールが達成できたのかが明確になります。

    責任者を決める

    意外と、会議の中では、「誰が決定するの?」が抜けていることが多くあります。

    誰かが意見を出した状態で、最終決定者が決まっていないと、なんとなくの合意形成をするしかなくなります。なんとなくの合意形成は、全員が納得している感じで、なんとなくよさそうに見えるのですが、決定まで時間がかかるのと、無難な結論に達しやすいので、イマイチです。

    誰が決定するのかが決まっていないのであれば、決議系の会議を開くべきではありません。

    決定がひっくり返らないようにする

    決定する人が決まっていても、そのあとに社長などのえらい人がやってきて、ひっくりかえすということがあります。

    これは無駄なので、その決定に関しては覆らないという形式にしておくべきです。無難なのは「こういうことをみんなで考えて決定しようと思うんですが、僕が決めていいですか」と事前に伝えておき、決定の許可をもらっておくことです。

    みんなの合意を目指しすぎない

    リーダーシップがない人が責任者だったり、責任をおいたくない人が責任者だと、起こりがちです。

    つまり、反論する人がいる限り決められないということになりがちです。これは、責任者としての役割を果たしていないので、その人の責任になります。

    もしもあなたが責任者であれば、ある程度の議論を経た上で、勇気を持って意思決定をする必要があります。反論する人を説得するまでがんばるという手もありますが、人の意見はどんどんと変わるものなので、プロジェクトを進めたほうがよいケースのほうが多いです。

    単なる反対を許さない

    よく言われるのが「代案のない反対」です。ただ反対をしてしまうケースです。

    これに対する対処法は会議のルールを決めることです。

    • 反対する場合は代案を出す
    • 反対する場合は、数値のデータを持っていくべき
    • 反対の人がいても今日の会議で、責任をもって責任者がこれを決める

    などです。

    反対するなら代案を!というのはよくいわれることですが、これをやると、「そもそも論」が出づらくなってしまうので、ケースバイケースで使うのがいいと思います。

    たまにいる「仕事を増やしたくない」「面倒なことをしたくない」という反対はもちろんのこと「総論賛成、各論反対」のケース、「自分の利権が侵される」恐怖からの反対など、何かに反対するモチベーションというのは多く存在します。

    反対があることは当然なので、反対があったとしても会議が長引かないようする工夫があるとやりやすくなります。

    おわりに

    というわけで、決められない会議を避ける方法を紹介しました。

    これ系の会議の問題は、議論をしているため、仕事をがんばっている感じがでてしまい、自分たちで気づきづらい点です。

    この記事を参考にして、決められない会議がないか、というのを考えてみてもいいかもしれません!

    (image by amanaimages)

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