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仕事がうまく行く「課題管理」3つのコツ

筆者には3人の部下がいます。

以前は、部下に指示したことが期限までに完了していない、ということや、指示した筆者自身も確認を忘れていた、などという上司・部下双方のミスで、なんとなくいつもバタバタとしていて余裕がありませんでした。

もう少しスムーズに仕事を進めたいと思い、課題管理(タスク管理)をしっかりやるようにしたところ、仕事がうまく進みチーム全体に余裕が生まれてきました。

課題管理のコツ:3つのポイント

ここで「課題」とは「やるべきこと」「解決すべきこと」を表します。

その1 課題を一覧化して、全員と共有する

まずすべての課題を洗い出して一覧表を作ります。

課題の一覧には必ず、

  • 課題の概要
  • 詳細
  • 状況
  • 担当者
  • 締め切り
  • 備考欄

を含めます。

課題の概要は、ぱっとみて課題の内容を思い出せる程度の短い文章にします。進捗は「完了、未完了」の状態を記載します。

この課題一覧を、メンバー全員が閲覧できるようにします。課題一覧表をEXCELでつくり、共有フォルダで共有するのが一番簡単な方法だと思います。

共有フォルダがなければメールに添付してメンバー全員に送る、という方法もあります。ただ、メールだと最新の課題一覧表を何度も送信する必要がありますし、複数の人で編集しづらい、という欠点があります。ですので、後述するITツールの活用をお勧めします。
オンラインでファイルを共有する方法も有ります。Googleドキュメント

その2 定例のミーティングで課題の進捗を必ず確認

筆者は週一回、木曜日にメンバー全員が参加する定例会議を行っています。

定例会議では課題一覧表をみんなで見ながら、次のように課題を一つ一つを確認していきます。

  • 課題の担当者から現状を報告
  • 必要に応じて方向修正やフォローアップの指示を出す。
  • 報告の内容や指示した内容は、課題一覧表の備考欄に記載

課題一覧表の備考欄に報告内容を簡単に記載しておくことで、次の定例会議のときに「前回の報告内容の再確認」に時間を取られずにすみます。

定例会議で課題を確認する習慣をつけたことで、自分が担当している課題を、部下が常に意識するようになりました。定例会議で進捗が悪かったり、作業を忘れていたことがわかると同僚に対しても恥ずかしいからでしょう。もちろん気になる点は定例会議の時以外でも随時確認します。

その3 ITツールをうまく使う

実は最近では「その1」で紹介したようなEXCELでの課題管理をしていません。

最初はEXCELでうまく行っていたのですが、次第に不便さを感じるようになりました。その理由は、経緯の記録が備考欄に収まりきらなくなってきたことと、メンバー全員での書き込みのしにくさです。

部下からメールで課題の状況について相談を受けて、メールで指示を出すことがあります。相談の経緯は筆者が課題一覧表に記録していたのですが、いちいちメールから転記するのが面倒でした。

また備考欄が大きくなってしまい一覧表が画面に収まりきらなくなってしまいました。課題全体を見渡すために定期的にプリントアウトする必要がありました。
  
もっと効率良く管理できないかと思っていたのですが、たまたま知人からサイボウズLiveというITツールを教えてもらいました。

サイボウズLiveにはToDoリストという機能があります。この機能を使うと簡単に部署のメンバー全員と課題を共有できます。

サイボウズLiveですごく便利だなと思ったところは、ToDoに対して誰でもコメントをつけられるところです。

今まで部下からはメールで相談を受けていましたが、メールの代わりにコメントでコミュニケーションするようにしました。

以前のように相談の結果をEXCELに転記する必要がなくなりましたし、過去のやりとりや現在の状況をとても簡単に把握することができるようになりました。

コメントでやりとりした結果は、必要なポイントだけToDoの本文欄に追記するようにしています。EXCELの課題一覧表での備考欄の代わりになります。

  
なおサイボウズLiveについてはこのnanapiに特集ページがあるので、詳しくはそちらをご覧ください。

おわりに

実は筆者はある事情で、急に部下を持つ立場になりました。

与えられた自分の仕事をこなすのは得意だったのですが、自分では動かずに部下に動いてもらう、という経験がなかったので、いろいろ試行錯誤しました。

このレシピに書いたことは、当たり前のことばかりかもしれませんが、筆者のように経験がないのに急に部下を持つことになった人のお役に立てれば幸いです。

(image by amanaimages)
(image by 筆者)

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