4月になり新しい年度がスタートすると、新人歓迎会や人の入れ替えに伴う親睦会、新たな仕事を始める前のキックオフ飲み会があると思います。
そこで幹事となるのは、多くの場合、若手社員です。そうした若手社員の人向けに、上手な幹事のやり方を書いてみました。
日程は偉い人の予定を聞いて決める
開催日は、偉い人の予定を聞いてから決めます。その際、組織内のムードメーカーや影響力のある人の予定をおさえることも大事です。ムードメーカー的な人は飲み会の雰囲気を左右します。
また、影響力のある人は多くの人を引き連れて来てくれます。人数が集まるかどうかは、この影響力のある人をおさえられるかどうかにかかっています。
お店は会社の近くで決める
場所は会社の近くで決めます。開催場所が会社から遠いと参加してくれなかったりする人もいるので、できれば会社の近くのお店で行うのが良いです。
また、普段飲みに行くお店もおそらくは会社の近くでしょうから、お店が選びやすくなります。
お知らせメールを出す
飲み会の日時、場所、おおまかな予算などを連絡し、出欠をとります。メールで連絡した場合、〆切になっても返事をくれない人が結構います。そういう場合には、影響力のある人に頼んでプッシュしてもらいます。また、リマインドメールも忘れずに送ります。
予約人数にはバッファを用意する
参加人数が確定したら、お店に連絡します。その際、いつまでなら人数変更が可能かを必ず聞いておきます。ドタ参加、ドタキャンは常に発生します。
たとえば、確実に参加する人が20名、遅れて参加、あるいは当日になるまで分からないという人が3名いた場合は、予約する人数としては20〜21名です。
一番避けたいのは、当日予定していた人数が集まらず、参加者がその分を負担するケースです。したがって、確実に参加できる人数で予約し、人数が増えたら飲み放題の人数を増やしてもらうようにします。
クーポンを利用する
お店が用意しているクーポンは必ず利用します。大抵の場合、幹事1〜2名分の料金が割り引きになります。これはドタキャンに対するバッファとなります。また、余ったお金は2次会に回すことができます。
集金は飲みはじめる前に
集金は飲み会がはじまる前にします。酔っぱらったら後が大変です。その際、参加者のリストとボールペンは必須です。
幹事は動きやすい席に座る
お店に入ったら、幹事は端に座ります。端といっても通路側の端です。そこで注文などをまとめて行います。気になるあの子の隣に座りたいという気持ちをぐっと我慢します。
飲み会中は周りに気を配る
気を配るといってもたいしたことはしません。とりあえずは、空きグラスや空き瓶など、お酒の量だけ把握していればOKです。足りないか足りているか、見るべき点はそこだけです。
終盤には2次会の算段をする
何人くるのか、店はどこにするのかなど、周りと相談します。これは必ず行う必要はなく、状況に応じて行います。このとき周辺のお店の電話番号を押さえておくと良いです。
いろいろ書いてきましたが、一番大事なのは、幹事が酔っぱらってしまわないことです。お酒はほどほどに。事前の準備も大変ですが、やり遂げると結構自信になります。上記の方法で、楽しい飲み会を開催してください。
(Photo by 足成)
