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ビジネスメールを送る時に注意したい3つのポイント

ビジネスでメールを送る機会は、業種にもよりますが意外に多く有ります。

その際、プライベート時に携帯電話のメールを友人に送る要領で送信していては、マナー違反となって印象を落としかねません。

そこで、最低限注意しておきたい3つのポイントがありますので、ご紹介していきたいと思います。

メール送信時に注意しておきたい3つのポイント

1:送信先メールアドレスの表記に注意する

一般的なメーラーソフトでは、登録したメールアドレスに表記が設定できます。

例えば、○○会社の○○様という具合に、アドレス前に表記を設定することが可能となっているものがほとんどです。

また、受信アドレスをメーラーソフトの簡易登録で処理すると、相手側が入力している情報が反映されることが多くあります。

そのため、ご自身がメール送信する際には、指定したアドレス表記が相手方に失礼とならない表記になっているかを確認する必要があります。

具体的には、敬称や「様」といった相手に敬意をはらう表示が抜けており、氏名だけの呼び捨てになっていることが多くあり、相手方の気分を損ねる機会が多いことです。

本文や件名だけではなく、アドレス表示にも注意して送信しましょう

2:件名は必ず記載する

携帯電話でのメール送信では、件名を空欄で送信される方が意外に多いです。

どのような件名入力をすれば良いか以下にご紹介致します。

  • メール本文の内容を一言で記載しておくこと
  • 長文にならないこと

自社の会社名か自分の氏名を入力すると尚更良いのですが、助長になるようであれば省略しても良いかと思います。

空欄にして送信するのは、絶対にマナー違反なので避けるように注意してください。

3:本文は助長にならないように注意

本文の先頭には相手の会社名と氏名を記載して、簡単な挨拶文から始めます。

そして、要件を端的に記載していきますが、数十行にも及ぶ様な長文になるのであれば、添付ファイルにてお伝えしたい内容をテキストファイルなどにまとめて送信する方が良いです。

添付ファイルを用いる場合は、データ容量が1M Byteを超えるものはメール送信するのを控えるようにしましょう。

また、急ぎの用事は基本的には電話で行う方が良いため、メールで伝えたい内容は相手の都合で処理されることを念頭に利用しましょう。

何でもメールでやりとりするのはナンセンスです。緊急性と連絡内容に応じた手段を選択していくのがベストです

おわりに

メールは手軽で便利な手段です。それだけに、安易で軽率なやりとりになることはビジネスマナーとして良いとは言えません。

ビジネスマナーに反しない自分流のメール送信方法を身に付けて頂くためにも、参考になればと思います。

(image by 足成)

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