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新入社員のための電話応対の基本的なマナー

新人のうちは、電話が鳴るとドキドキして右往左往してしまうものです。それは、かかってきた電話に対して、新人のあなたでは答えられないからではないでしょうか。また、電話の内容は予想不可能です。

しかし、いつまでも甘えて電話に出ることができないのでは、周りにとってお荷物になってしまいます。新人ではあっても毎日、あなたに給料が発生していることを忘れてはいけません。

そこで今回は新入社員のために、電話対応の基本的なマナーをご紹介します。この記事を読み、家でまずはゆっくりとイメージトレーニングし、練習することをオススメします。

新入社員のための電話応対の基本的なマナー

先輩上司の電話対応をよく観察し、真似てみる

まず新人に必要なことは、先輩や上司の電話応対を注意深く聞くようにすることです。まず、何と言って電話に出るのか、その後どんな対応をするのか等です。メモに取るようにします。

わからなければ、電話が終わったあとに先輩上司に聞いてみます。わからないことをそのままにしていては、いつまでたっても仕事は覚えられません。

電話の基本的な受け方

ここに、一般的な受け方をご紹介します。それぞれの会社のやり方がありますので、参考にしてみて下さい。

  • 電話が鳴る 「はい、○○会社でございます。」
  • 相手が名乗る 「いつもお世話になっております。」
  • 相手を待たせる 「はい。少々お待ち下さいませ。(保留ボタンを押す)」
  • 電話の再開 「お待たせ致しました。」
  • 相手の要望に答えられなかった場合 「申し訳ございません。」
  • 相手の話を理解した場合 「承知致しました。」
  • 注文を受ける場合 「かしこまりました。」
  • 電話を切る 「失礼致します。」

指名された人が電話に出られない場合の対応の仕方

  • 外出中、会議中等の場合 「申し訳ございません、あいにく○○は席を外しております。」
  • こちらから電話をさせる場合 「戻りましたら、こちらからご連絡差し上げるように致しましょうか。」
  • 相手の連絡先を聞く場合 「もう一度、お名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか。」
  • 伝言を頼まれたら 「かしこまりました。」(用件をメモし、必ず相手に内容を伝える。)
  • 電話を切る時 「わたくし、○○が承りました。」(自分の名前を伝える。)

おわりに

大事なのは「誰が」「どのような用件で」電話をしてきたのかということです。構えずにリラックスして、しっかりとメモを取りながら聞き取るようにしましょう。

仕事を覚える第一歩は「真似る」ことなので、まずは先輩上司の電話対応をよく観察しましょう。

(image by 足成)

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