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ビジネス電話対応時にしてはいけない7つのこと

会社で電話を受けたり、取引先やお客様にかける電話は、会社のイメージに直結します。電話対応時にしてはいけないこと7つをご紹介します。

ビジネス電話対応時にしてはいけないこと7つ

1:早口で社名を名乗る

長い社名だったり、部署名+氏名まで名乗る場合に、聞き取れないくらい早口の人を見かけます。多少の時間がかかっても丁寧な名乗り方を心がけたほうがグッと印象がよくなります。

2:ながら電話をする

何か他のことをしながら、上の空で適当に電話口に出れば、気配や声にいい加減な態度が表れます。電話の向こうの相手にきちんと向き合う気持ちで、受話器を取りましょう。

3:保留音を流さないで保留にする

ほんの数秒待たせるだけであっても、電話口から離れる場合は必ず保留音が流れるようにしましょう。数秒でも雑音や話し声が聞こえるのはよい気分ではありません。

4:長く待たせてお詫びの言葉が無い

呼び出し音が何度も鳴ってやっと出たとき「お待たせいたしました」の一言もないのは失礼です。ビジネスでは呼び出し音が3回以内で出るくらいの素早い対応が基本です。それ以上待たせたらお詫びの一言を忘れずに。

5:かけると言った時間にかけない

電話一本といえども、約束は約束です。「まぁいっか」と30分も遅れて電話をかけるのは社会人失格。相手を待たせてはいけません。どうしてもかけられない場合には、約束の時間よりも後ではなく前に連絡を入れましょう。

6:わからないことに曖昧な返事をする

相手の声が聞き取りにくい時や、質問内容が分からない時、なんとなく誤魔化してしまうことはありませんか。聞き間違いは、トラブルのもとです。分からないことが悪いことではありませんので、誠実に対応しましょう。

  • 聞き取りにくい時は
「電話が遠いようでございます。もう一度、お聞かせ頂けますか」
  • わからない質問には
「大変申し訳ございませんが、確認するお時間を頂いてよろしいでしょうか。確認が出来次第、折り返しお電話を差し上げます」

7:自分の氏名を名乗らない

自分は名乗っているつもりという人でも「伝言を承った時」など、忘れてしまうことがあります。

「申し訳ございません。課長の山田は本日、休暇をとっております。私、○○と申しますが、よろしければご用件を伺います」

しっかり名乗ると信頼感が増しますね。

おわりに

電話は話す内容以外にも気を配ることが大切です。せっかくのよい対応も、ちょっとした心遣いを忘れたばかりに台無しになってしまわないように、マナーを見直しておきましょう。

(image by 足成)

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