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はじめてのビジネスメールの書き方

「社会人になって、はじめてビジネスメールをするのだけど、どうやればいいのだろう」「就活のお礼のメールをうちたいけど、ビジネスメールってどういうの?」「仕事先の人への失礼ないメールとはいったいどういうの?」など、ビジネスメールの打ち方に悩んでしまう人も多いと思います。

そもそもビジネスメールとは何でしょうか?友達とのメールは、基本的にはコミュニケーションのためのものですが、ビジネスメールとは、仕事上でのコミュニケーションの他に、仕事の連絡や通知、お知らせのためのメールのことを指します。

この記事では、はじめてビジネスメールを打つ人のために、ビジネスメールのマナーや、やり方について説明いたします。

用意するもの

  • メールアドレス
  • メーラー or Webメール(Gmailなど)

やり方

ビジネスメールの打ち方は以下になります。

STEP1:送り先を入力する

まず、送り先を入力します。これを「To」と呼んだりします。

ちなみに「CC」「BCC」というものもあります。これらの違いは何でしょうか?

TOは送り先のことを指します。メールを読んでもらいたい人を入れます。一方、CCは「送った人全員にもわかる、サブの送り先」のことを指します。情報共有として、メールを読んでもらいたい人を入れたりします。

BCCは、送った人にはわからない送り先です。TOやCCで送った人以外にも送りたいけど、TOやCCに入っている人には教えたくない人に送る場合などに使います。

一番使われるのが、一斉でお知らせメールを送るときなどです。複数の取引先に「オフィスの住所が変わりました」という場合には、BCCを使います。

STEP2:件名をつける

次に、件名をつけます。

友達とのメールの場合は件名を省略する人もいますが、ビジネスメールでは、必ずつけるようにしましょう。

件名はなるべくわかりやすいものにしましょう。「例の件について」などではわかりません。開く前に内容がざっくりとわかるものにするべきです。

たとえば「4月23日の懇親会の時間につきまして」などと入れておけば、時間についてのお知らせということがわかります。

STEP3:書き出し

次の本文ですが、まず出だしは以下のように書きます。

株式会社×× 営業部 山田さま
お世話になっております。株式会社○○の古川です。
  • 相手の所属
  • 相手の名前
  • お世話になっております+自分の所属

と書くとはずしません。

相手の所属を書くのは、自分で誰に送ったかを把握する意味と、CCに入れている人や相手にも、誰宛かを明確にする意味があります。

もちろん、その必要がない場合は名前だけだったり、省略することも可能ですが、不安な場合は毎回入れておくといいでしょう。

自分の所属と名前を名乗るのは、基本として必ず入れるようにしましょう。

STEP4:要件を書く

用件を書きます。なるべくわかりやすく簡潔に用件を書きましょう。

パッと見たときに内容がわかるように書くのがマナーです。

STEP5:何をしてほしいのか書く

次に相手に何をすればいいのかを書きます。

たとえば、

もしも遅れていらっしゃる場合は、事前にこのメールにご連絡ください。

などと指示していれば、相手がメール見たときに何をすればいいのかわかります。もしも返信不要の場合は

もしも遅れていらっしゃる場合は、事前にこのメールにご連絡ください。 そうでない場合は、返信不要です。

などと書くと丁寧です。

STEP6:締めの文章を書く

最後に

よろしくお願いたします。

などで締めましょう。

最後のは特に入れる必要がない場合もありますが、締りが悪くなってしまう場合は、お願いに対しての「よろしくお願いたします」を伝えるのが無難です。

返事が来ない場合

返事が来ない場合は催促することになりますが、ここでのポイントは怒ったり、相手に負担をかけないことです。

おわりに

というわけで、はじめてのビジネスメールのやり方を紹介しました。

友達や家族とのメールとは全く違ったマナーとやり方があります。きちんとマスターして、失礼がないようにしましょう!

(image by amanaimages)
(image by 筆者)

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