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    はじめてのビジネスメールの書き方

    「社会人になって、はじめてビジネスメールをするのだけど、どうやればいいのだろう」「就活のお礼のメールをうちたいけど、ビジネスメールってどういうの?」「仕事先の人への失礼ないメールとはいったいどういうの?」など、ビジネスメールの打ち方に悩んでしまう人も多いと思います。

    そもそもビジネスメールとは何でしょうか?友達とのメールは、基本的にはコミュニケーションのためのものですが、ビジネスメールとは、仕事上でのコミュニケーションの他に、仕事の連絡や通知、お知らせのためのメールのことを指します。

    この記事では、はじめてビジネスメールを打つ人のために、ビジネスメールのマナーや、やり方について説明いたします。

    用意するもの

    • メールアドレス
    • メーラー or Webメール(Gmailなど)

    やり方

    ビジネスメールの打ち方は以下になります。

    STEP1:送り先を入力する

    まず、送り先を入力します。これを「To」と呼んだりします。

    ちなみに「CC」「BCC」というものもあります。これらの違いは何でしょうか?

    TOは送り先のことを指します。メールを読んでもらいたい人を入れます。一方、CCは「送った人全員にもわかる、サブの送り先」のことを指します。情報共有として、メールを読んでもらいたい人を入れたりします。

    BCCは、送った人にはわからない送り先です。TOやCCで送った人以外にも送りたいけど、TOやCCに入っている人には教えたくない人に送る場合などに使います。

    一番使われるのが、一斉でお知らせメールを送るときなどです。複数の取引先に「オフィスの住所が変わりました」という場合には、BCCを使います。

    STEP2:件名をつける

    次に、件名をつけます。

    友達とのメールの場合は件名を省略する人もいますが、ビジネスメールでは、必ずつけるようにしましょう。

    件名はなるべくわかりやすいものにしましょう。「例の件について」などではわかりません。開く前に内容がざっくりとわかるものにするべきです。

    たとえば「4月23日の懇親会の時間につきまして」などと入れておけば、時間についてのお知らせということがわかります。

    STEP3:書き出し

    次の本文ですが、まず出だしは以下のように書きます。

    株式会社×× 営業部 山田さま
    お世話になっております。株式会社○○の古川です。
    • 相手の所属
    • 相手の名前
    • お世話になっております+自分の所属

    と書くとはずしません。

    相手の所属を書くのは、自分で誰に送ったかを把握する意味と、CCに入れている人や相手にも、誰宛かを明確にする意味があります。

    もちろん、その必要がない場合は名前だけだったり、省略することも可能ですが、不安な場合は毎回入れておくといいでしょう。

    自分の所属と名前を名乗るのは、基本として必ず入れるようにしましょう。

    STEP4:要件を書く

    用件を書きます。なるべくわかりやすく簡潔に用件を書きましょう。

    パッと見たときに内容がわかるように書くのがマナーです。

    STEP5:何をしてほしいのか書く

    次に相手に何をすればいいのかを書きます。

    たとえば、

    もしも遅れていらっしゃる場合は、事前にこのメールにご連絡ください。

    などと指示していれば、相手がメール見たときに何をすればいいのかわかります。もしも返信不要の場合は

    もしも遅れていらっしゃる場合は、事前にこのメールにご連絡ください。 そうでない場合は、返信不要です。

    などと書くと丁寧です。

    STEP6:締めの文章を書く

    最後に

    よろしくお願いたします。

    などで締めましょう。

    最後のは特に入れる必要がない場合もありますが、締りが悪くなってしまう場合は、お願いに対しての「よろしくお願いたします」を伝えるのが無難です。

    返事が来ない場合

    返事が来ない場合は催促することになりますが、ここでのポイントは怒ったり、相手に負担をかけないことです。

    おわりに

    というわけで、はじめてのビジネスメールのやり方を紹介しました。

    友達や家族とのメールとは全く違ったマナーとやり方があります。きちんとマスターして、失礼がないようにしましょう!

    (image by amanaimages)
    (image by 筆者)

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