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    メールで取り急ぎお礼の連絡をするコツ

    現代では、社会人になると、メールでビジネス文書を書く機会を避けて通ることはできません。誰しも社外・社内問わず、メールで連絡をする機会を経験することと思います。

    定型文の中でのやりとりはそれなりにできても、例えば、イレギュラーで対応をしてくださった方などに、お礼を伝える場合はどうしたらよいのでしょうか。

    今回は、社会人である筆者が急ぎのお礼メールをする際に、気を付けているコツを紹介します。

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    メールで取り急ぎお礼の連絡をするコツ

    お礼メールはスピードが命

    取り急ぎお礼を述べるのですから、とにかく早くお送りしなければなりません。時間が経ってしまうと、お礼を伝えるチャンスも失われていってしまいますので、時間が勝負と心得て、対応していただいたらすぐにお礼のメールを作成するようにしてください。

    丁寧な文章を作成することは大変良いことですが、そのせいでメールを送るのが遅くなってしまうくらいなら、多少要点のみであったとしても、早くお送りするのが正解です。

    無駄なことは一切書かずに「要点」だけを書け!

    まずは、メールを送る相手の気持ちになってみてください。あなたに関する仕事を終えたということで、少し疲れていることでしょう。そんな時に冗長で何を言いたいのか分からないメールが送られてきたらどんな気持ちになるでしょうか?

    仲が良くて、気の知れる中であるならば構わないのですが、そこまで関係値を築いていないような相手にダラダラとしたメールを送ることは、相手に「この人は嫌がらせでお礼メールを送っているのか?」と思わせてしまう可能性もあるのです。

    このメールの目的は、とにかくお礼を述べることです。どの仕事のどの対応についてのお礼なのかを明確にし、簡潔にまとめた文章にしてください。メールの場合は画面上でスクロールせずに読み切れる程度のものが最適です。長々とした文章は避けてください。

    また、一文一文の長さにも要注意。取り急ぎで送っているのですから、相手にとっても取り急ぎ簡潔に読める文の長さを心がけてください。

    結びの必殺セリフ「取り急ぎ、御礼まで。」を使いこなせ!

    メールの最後に、「取り急ぎ、御礼まで」と記します。そうすることで、急いでお礼のみ伝えたくて書いたことが伝わりますし、多少文章が簡潔であっても、理解していただけるでしょう。

    この一文はとても便利です。ぜひ使用するようにしてください。

    メールの最後は取り急ぎ、御礼までで結ぶ

    ここまでの総まとめを例文で紹介!

    最後に、メールで取り急ぎお礼の連絡をする際の例文を載せておきます。この文章を参考に、自分らしいお礼を伝えてください。

    ○○(相手方の部署名・名前など)様
    お世話になっております、○○(自分の名前)です。
    さきほどは、○○の件に対応していただき、大変ありがとうございました。
    迅速な対応をしていただいたおかげで、問題なく進めることができました。
    お手数をおかけいたしましたこと、お詫び申し上げます。
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
    取り急ぎ、御礼まで。

    おわりに

    いかがでしょうか。取り急ぎお礼の連絡をするのですから、とにかく相手に感謝の気持ちを伝えること、そして相手の邪魔にならない簡潔で分かりやすいメールであることが大切です。

    せっかくの感謝の気持ちが相手に迷惑にならないように、相手の立場に立って、最適なメールを早急なタイミングでお送りしてくださいね。

    (Photo by http://www.ashinari.com/2012/04/10-360607.php?category=6)
    (image by amanaimages)

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