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    これで完璧!送別会を成功させるための段取り9STEP

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    はじめに

    送別会は事前準備が成功の鍵となります。この記事では、送別会を成功させるための段取り9STEPをご紹介します。

    筆者の経験から、幹事の他にサポート的な人が1名いるとフットワークが軽く動きやすいです。誰か頼める人がいれば、事前にサポート役としてお願いしておきましょう。

    やり方

    STEP1: 参加者を募り開催日を決定

    多くの人が参加できる日程を組みましょう。やむを得ず参加できないという人もプレゼント費用だけの参加という選択肢を加えておくと喜んで負担してくれたりします。参加を募るタイミングで、参加者に食べられない物、アレルギーがないか等も確認しておくと当日テンションが下がる人を防止できます。

    筆者の経験では、会費ははじめにきっちり計算することが難しいので、概算の金額で集めて後で調整するほうが効率的でした。

    返信の締め切りは早めに設定しておき、次の準備にかかります。

    STEP2: お店の予約

    主役の好きな飲食店を選ぶのが一番ですが、わからない場合はお昼休みを一緒に過ごしている仲の良い人達から聞いてみると確実です。苦手な料理など、避けておいたほうがいい料理もこのときにチェックしておきましょう。だいたいの内容が決まれば、お店を予約します。早めに予約しておくと良い席を確保できます。周囲を気にしなくてすむ個室の利用が可能なお店がベターでしょう。

    予約時に「送別会です」と伝えておくと花束やプレゼントを預かってくれるなど、色々気遣ってくれます。コース料理を注文する場合、避けたい食材があれば「お蕎麦を別のお料理へ変更していただけますか」というように、この時伝えておきます。

    エスニック料理など好みが分かれるお店は避けるほうが無難です。

    STEP3: プレゼントの購入

    予算を告げて、相手に決めてもらうと一番スムーズです。目録と称して商品券を渡すという手もあります。

    STEP4:花束の注文

    花束は当日に会場へ届けてもらうことをオススメします。お花が新鮮でラッピングも良い状態で渡すことが出来ます。お花屋さんへは日時と場所を丁寧に伝えておきます。持ち運べる袋もお願いしておくと安心です。

    盛り上がるポイントなので渡す人も厳選しておきましょう。

    ユリ等の強い香りのお花はアレルギーを誘発するおそれが!少なめにするほうが良いかもしれません。

    STEP5: いよいよ当日

    幹事は少し早めに会場へ行き、お店の方へ軽く挨拶をしておきます。進行はだいたい以下のとおり。

    • 1:司会者から始まりの挨拶
    • 2:偉い人からのお言葉&乾杯(※)
    • 3:しばらく歓談
    • 4:プレゼント、花束贈呈(※)
    • 5:主役からの一言(※)
    • 6:一番偉い人からのお言葉&乾杯(※)
    • 7:司会者から終わりの挨拶

    ※印は、司会者より大きな拍手を促して盛り上げるタイミングです。上司へコメント&乾杯をお願いすることで上司の顔を立てることが出来ます。司会初心者の方は負担も減っていいと思います。

    このとき、サポート役を頼んだ人に写真撮影をお願いします。

    時間制限(飲み放題等)がある場合は最初に伝えてあげましょう。

    STEP6: サプライズ

    筆者の場合、本人と交流が深かった人からのメッセージを事前にお願いしておきプレゼントしました。サプライズゲストが登場したかのように盛り上がりました。このサプライズを成功させるために、事前に転勤・退職してしまった人、気の置けない取引先の方、採用した人事の方等、本人と馴染みがありお願いできそうな人をあたっていたのです。

    面白いメッセージは周囲も気になります。大抵本人自ら読み始める傾向にありますが、周りからも聞きたそうなリアクションをしてあげると本人も乗ってきて盛り上がります。

    STEP7:お店を出る前に

    終盤が近づくあたりでお会計を済ませておきます。お店を出た時にバラバラと帰り始める前に参加してくれた方々に軽くお礼を言って見送ります。

    STEP8:二次会

    普段の飲み会の傾向からパターンをつかんでおき、近場のお店を何件かピックアップしておくと行動しやすいです。筆者の経験上、二軒目は無理に設定しなくても良い場合も多いです。

    STEP9:翌日

    参加してくれた方々にお礼を言います。人数が多い場合にはメールでも良いでしょう。お会計の報告、精算もこの時一緒に済ますとスマートです。「お疲れ様でした。」の一声が嬉しい瞬間です。

    おわりに

    集まる人数によって予算も変動します。送られる本人が一番喜びそうな選択が重要です。送られる人も送る人も楽しめるようにと考えるのは初めは難しいと感じるかもしれませんが、事前準備に時間をかけると難なくできたりしますよ。

    (image by amanaimages)

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