\ フォローしてね /

送別会幹事が気をつけるべきポイント

会社に数年勤めていると、その内任されることになるのが、様々なイベントの「幹事」。その中でも「送別会」の幹事はみなさん、気が進まないことが多いのではないでしょうか。何故かというと、気を使うからです。失敗したらどうしよう、気分を害さないように、など色々考えることも多いでしょう。

筆者も、多くの幹事をしてきました。その経験から今回は「送別会」の幹事を行うに当たっての心得を皆さんにお伝えしたいと思います。

ポイント1:パートナーを見つける

まず初めに行うことは、店選びでも、出欠確認でもありません。送別会を手伝ってくれるパートナーを一人選びましょう。このパートナーには実働部隊として動いてもらいます。あなたは、様々な準備を考えることに徹するわけです。

店の予約の電話やプレゼント購入などの実務を任せられる人物を一人選んで、一緒にやってほしいとお願いしましょう。その時に、ちゃんと、事務的なことだけをしてもらうということを伝えておきましょう。そうすると、考えなくていいならやります、という人は結構多いものです。

とにかく最初に、一緒に送別会を作ってくれるパートナーを見つけてください。

ポイント2:主役を知る

次に行うことが、送別会の主役、会社を離れられる方がどのような方であったかを知ることです。もちろん、送別会をする仲間の事は知っていると思いますが、自分だけが知っている世界は意外と小さいもの。ですから、その方と働いていた、できるだけ多くの人に

  • 主役はどのような人物であったか
  • 趣味や食事の好み などをしっかりリサーチしましょう。

こうすることで、送別会の店や、贈り物などの大きな参考になるはずです。

また、こういった行動は、あなた自身の人柄を良くするものでもあります。「今回の幹事は人を大切にする人なんだ。」などと、他の社員からの見る目も変わってくるでしょう。

ポイント3:出欠の有無の注意点

お店を確保するにも人数が決まらなければ予約できませんから、送別会の出欠をとらなければいけません。多くの会社では、回覧にて送別会の出欠をとっていると思いますが、これはお勧めしません。

一人ひとりに送別会の案内を配布して、そこに出欠用紙を加えて、締切日までに提出してもらうようにしましょう。その時に参加費も同時に徴収しましょう。提出先は、幹事ではなく、先ほどのパートナーに任せておきましょう。

いったん、締切日で人数を確認してお店を予約しますが、人数の変動があっても困らないようにお店には伝えておきましょう。また、会社の人にも、直前になっての参加も大丈夫だということを伝えておきましょう。

ポイント4:お店の決め方

次にお店の予約ですが、お店は会社の仲間で良くいく行きつけの店、もちろん主役の方も行かれる店が一番良いと思います。送別会だからといって雰囲気を変えることもいいとは思いますが、やはり、馴染みのお店にももう通えなくなる、という主役の気持ちを考えると、行きつけのお店の方が良いと思います。

もし、そういったお店がないのであるならば、主役の趣味に合わせた店が良いでしょうが、ここで注意していただきたいポイントが二つあります。

  • 人数が入れる個室がある店
  • 座敷ではなく、椅子のある店

これは、送別会ですから、当然様々な話に花が咲くでしょう。その時にまわりのお客さんを気にしなくて良いことと、だれもが主役の方とお話ししたいと思います。その時、移動しやすいように座敷より椅子が良いでしょう。

最後に

当日、やはり主役の方が、思い出に浸り、会社を離れられることに思いを馳せ感極まってほしいと思います。

内容は、決まりきった内容にはなると思いますが、ぜひ、準備ができるなら、その方の家族からの手紙を内緒で準備して送別会で代読したり、一番仲の良かった仲間や厳しかった先輩などからお手紙を頂くのも方法の一つでしょう。

いろいろと準備も大変ですが、何より、主役が感動できる送別会を作り上げてください。

(Photo by http://www.ashinari.com/2011/01/05-344534.php)

このライフレシピを書いた人

編集部にリクエスト!

「こんなライフレシピがほしい」や「ここがわかりにくかった」などをお送りください。