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新社会人が覚えておきたいメモの取り方

社会人になると、多くの情報を管理するため、メモを取る必要があります。

しかし、ただメモを取れば良いというわけではありません。仕事を効率よく進めるためには、上手くメモを取る必要があります。

参考に、筆者が新社会人の頃から実践している方法を紹介します。

どのような場面でメモを取るか

基本的に、以下の3つの場面でメモを取ります。

  • 指示や連絡を受けたとき(またはこちらがするとき)
  • 会議や打ち合わせ中
  • 電話中

仕事を進めるために必要となる情報は、しっかり記録しておかないと、後々ミスやトラブルの原因になるからです。

そのほかにも、考えを整理するときや、アイデアや疑問点が浮かんときだ時に、メモを取ることがあります。

いつでもメモが取れるよう準備しておきましょう。

どのようにメモを取るか

ポイントをメモする

すべての言葉をメモせず、ポイントを抜き出してメモを取ります。すべての言葉をメモすると、時間が掛かる上、あとで見返したときにわかりにくいからです。

その際に気を付けていることが、5W3Hを明確にすることです。5W3Hとは、以下の単語の頭文字を取ったものです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How many(いくつ)
  • How mach(いくら)

これらが1つでも欠けると、情報が曖昧になり、場合によっては仕事が進められなくなるからです。

あとで読み返して分かるように、丁寧な字で書きましょう。

確認しながらメモを取る

相手の話の要所要所で相槌を打ち、復唱しながらメモを取ります。こうすることで、書き漏らす可能性が減り、ポイントがわかりやすくなるからです。

曖昧な点は必ず質問し、具体的な情報を得ましょう。

メモを取るためにオススメのツール

筆者が使用しているものです。

メモ帳

手のひらサイズを使用しています。持ち運びや記入が楽で、いつでもメモが取れるからです。

付箋

様々なサイズを使用しています。貼りやすく、はがしやすいので、短期で処理をすることや、他人への連絡など、一時的なメモに役立ちます。

3色ボールペン

黒・赤・青の3色を使用しています。情報の種類によって色分けすると、メモが見やすくなるからです。

例えば筆者は、基本は黒色、重要なことは赤色、自分の考えは青色でメモを取っています。

おわりに

メモを取ることは情報管理のスタートです。上手くメモを取ることが出来るようになったらその情報をさらに活用する方法を考えてみましょう。

(image by 足成)

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