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メールで取り急ぎ!好印象を残すお礼のしかた

メールでお礼、メリットは明快、何といっても速さですよね。では、メールでお礼をするのが効果的なのは、どんな場面でしょうか?

お客様に打ち合わせの時間を取って頂いた後、自分のお客様から別ルートで大口のご注文を頂いたとき、ご訪問頂いた時に外出していた、思いがけず頂き物をした…などがまず浮かびます。

じつはメールでお礼の肝は、近日中に面と向かって会う(会った)のとセットで使うということ。ビジネスシーンでのお礼は、お礼の気持ちを表現するだけでは不十分。頂いたご厚意を充分感謝し、発展させてお返しすることが求められているのです。

それを踏まえて、書き方のポイントと文例を見てみましょう。

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お礼の気持ちが伝わるメールのポイント

その日のうちに書く(次の朝イチまでに届くように)

基本的にはデートや合コンの後のメールと同じです。さっき仕事で会った方からすぐにお礼のメールがあれば、悪い気はしませんよね。お礼+簡単に本日の内容の確認をすることで、安心感を与え、信頼を得ることができます。

また、もしかして誤解を与える恐れがある言い回しをしてしまったかも…とか、あまりいい第一印象を残せなかったかも…という場合にも、ここで軌道修正することができます(大幅修正は望めません)。

頂き物やご訪問など、相手がアクションを起こして下さったのにお会いしそびれてしまったりした時なども、気付いた時点ですぐにお礼をすることで、気持ちのズレを最小限にとどめることができます。

具体的に、でも短く

毎日たくさんのメールを受け取る現代人が一番がっかりするのは、型でおしたような定型メール。せっかく良いタイミングで受け取ったメールでも、送った内容がそれでは、次は開いても貰えないかもしれません。

基本は型に頼っても、必ず個人的なメッセージを追加することが重要です。

何が「どう」嬉しかったか、今後の仕事に「どう」活かせそうか、今後先方に「どんな」メリットをもたらせそうか…など、あなたにしか書けない情報を少し入れることで、真心が伝わります。

最初は「何か+αを書かなきゃ」と義務的に行っていても、これが習慣になると不思議なもの、書くことによって相手のご厚意がよりくっきりと感じられるようになり、心からありがたいと感じて相手と接する良い循環が始まります。

次につなげる(アポを入れる)

お礼の気持ちは伝わった…ところで、これはあくまでもビジネスですから、次につなげて発展させなければ何の意味もありません。

関係を発展させることは先方にとっても良いことなのですから、お礼を口実にアポイントを取ったり、今回会ってきたばかりの人は次に連絡できるメドを伝えるなどして「前に進んでいる」印象を残しましょう。

たとえば「本日お話した件は○○日の会議にかける予定ですので、その後もう少し具体的なお話ができると思います。」など、自分が社内での責任と権限において着実にその件を進めていることをアピールしておくと、先方も次の連絡を楽しみに待っていてくれることでしょう。

文例

例1 打ち合わせの時間をとっていただいたお礼

本日は○○に関する打ち合わせのためにお時間を頂きましてありがとうございました。
じつは○○の××に関わって△年になるのですが(##)、□□様のご指摘(###)のように考えてみたことはなく、とても勉強になりました。さっそく社内の×××にフィードバックし、活かさせて頂く所存です。
この件とあわせ○○○についても、今月の△△日ごろにはもう少し具体的な内容をお知らせできると思います。
まずはとりいそぎお礼まで。
  • (##)軽く自分をアピールした方がより信頼を得られる場合もあります。
  • (###)アドバイス、ご提案などいい方はいろいろ。先方との年齢やポジション差によって使い分けましょう。

例2 会社に訪問して頂いたお礼(会えなかったお詫び込み)

本日はわざわざ弊社までお立ち寄りくださり、ありがとうございました。あいにく、ちょうど○○の件で打ち合わせに出ており、お目にかかることができず、残念です。
もしよろしければ、来週の○曜日か○曜日の△時ごろ(##)、今回の○○のご報告かたがたお伺いさせて頂ければと存じますが、□□様のご都合はいかがでしょうか?ご検討の程をお願い申し上げます。
  • (##)「いつか」だと話が進みません。でもピンポイントだと本当に無理なことも。とりあえず二択ぐらいで提案すると、ダメでも先方から逆に提案して頂ける事が多いです。

おわりに

公私にかかわらず、お礼を言うことができるシュチュエーションというのは、とてもありがたいことですよね。

こういった小さいチャンスを大切にして、ワンランク上の関係へすすんでいきたいですね。

(Photo by 足成

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