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電話応対で必ず使う基本フレーズ4選

ビジネスシーンで電話に出ることが多い方に、私が日頃活用している電話でのフレーズをご紹介します

電話応対で必ず使うフレーズ4選

1:「お電話ありがとうございます。A社でございます。」

電話に出た直後に使う言葉です。電話を掛けてくださった方に対して感謝の気持ちを持ちながら「ありがとうございます」と言います。

朝なら、お電話ありがとうございますのところを、「おはようございます」と変えるとより印象がよくなります。

2:「少々お待ちください。」

電話を取り次ぐ時に使う言葉です。次のように使います。

相手 「○○会社の○○と言いますが、営業部の○○さん、お願いします。」
自分 「○○様、いつもお世話になっています。○○でしょうか。少々お待ちください。」
自分の「○○でしょうか」は、1度、目的の人物の名前を確認するために使います。

3:「いつもお世話になっております。」

自分から、相手の会社にかけるときに最初に発さないといけない言葉です。次のように使います。

自分 「いつもお世話になっています。○○会社の○○と申しますが、営業部の○○さんいらっしゃいますか。」

4:「さようでございますか、何時頃にお戻りでしょうか?」

自分がかけて相手が不在だった時に使う言葉です。

次のように使います。

自分 「さようでございますか、何時頃にお戻りでしょうか。」
相手 「16時頃、戻る予定になっています」
自分 「ありがとうございます。もう一度こちらからお電話させていただきます。」
会社によっては、「戻り次第電話をさせますが」と言ってくださることもありますが、至急でない限り、ご足労をかけてしまうので、折り返し電話はお断りし、自分から再び電話をかけるようにします。

不在時はどうするの?

電話を取り呼び出された社員が不在の時の電話応対の仕方をご紹介します。

社外に出ている場合・・・「誠に申し訳ございませんが、○○は社外に出ております。折り返し電話をさせるようにしますが…」
席を外している場合・・・「誠に申し訳ありません。あいにく○○は席を外しております。戻り次第○○に電話をさせるようにします。」
折り返し電話が必要な場合は、相手の先方の会社名・名前(電話応対で聞いたことがない会社名でしたら部署・電話番号)、折り返し電話が必要じゃない場合でも会社名、名前を確認しメモをとっておく必要もあります。

おわりに

とても簡単な言葉なので、これから社会人になるという方は是非覚えているといい言葉です。

フレーズだけをご紹介しましたが、電話応対の時は必ず笑顔で話すと自然に声が明るさが伝わっていき、取引先などの印象もよくなります。電話に出るということは、会社の顔ということでもあります。

(image by 足成)

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