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新人さん必見!上司に「相談」するときのコツ

会社で仕事を始めだすと、学校での勉強や研究と異なり、周りの人に聞いたりしない限り、一人では何も進ままないことに気が付きます。新人さんがまず相談する相手は、上司、特に直属の上司になるかと思います。ここでは、上司に相談する際のコツを書いてみたいと思います。

以下は筆者の個人的な意見です。職場・業務内容によって異なる可能性があることはご理解ください。

コツその1:相談するタイミング

特に新人さんにとって、相談するタイミングが非常に気になると思います。「あんまり頻繁に聞くと迷惑ではないか」「なんか、忙しそうにしているし…」そう思うことも多いでしょう。しかし、個人的には、新人さんはタイミングは気にする必要はないと思います。疑問に思ったその時に相談してみましょう。

ただし、他人と話し中・別件の会議中・電話中等、常識的に考えて相談できないタイミングは、当然NGです。

新人を部下に持った(普通の)上司というのは、常に新人からの「相談」を待っているものです。

  • 自分が出した指示を理解してくれているのか?
  • 自分の指示をどう思っているのか?(やりがいを持ってやっている?めんどくさいと思っている?etc)
  • 分量・内容は適切だったか?
  • どこまで仕事は進んでいるのか?
  • どこをフォローすべきか?

これらが最もわかるのが、「相談」だからです。

コツその2:伝える方法

IT化した昨今、上司に伝える方法は、メール・手紙・電話・口頭、と多様にあります。しかし、個人的には「口頭」をおすすめします。メールは、あとで参照できるよう証拠を残す、じっくり考えるためには適切な方法で、「報告」「連絡」には適しています。しかし、「相談」は双方の意見を何回もやり取りして解決されることが多く、メール・電話では、やりにくいでしょう。

また、新人さんであれば、意図を伝える、質問内容を伝える、等が正しくできません。その際に上司からの補足質問等を仰ぎやすいのも「口頭」だからです。

コツその3:伝える順番と内容

上司は全く別のことをやっているという前提

まず、相談する際、上司は全く別のことをやっているという前提に立ちましょう。自分はA商品の仕様を考えているが、上司は、実は、B商品の動作評価をやっているかもしれません。ですので、まず、大枠でどの内容の話をしたいのか、を理解してもらった上で、簡潔に相談内容を述べます。一言一言、理解してもらえているかを、顔を伺いなから話す、ぐらいの思いがいいかと思います。

また、相談に行く前には、自分なりの答えを持っておきます。上司の時間も頭脳も無限ではりません。「YES」「NO」で回答をもらえるところまで、理由を含めて、自分の中で整理しておく必要があります。

最も良くないのは、「連絡」なのか「報告」なのか「相談」なのか、わからない内容を伝えることです。新人さんによくあるのは、状況だけ説明して終わってしまう例です。これは、上司を最も困惑させます。説明後、上司から「それで?(何をして欲しいの?)」と言われるののが落ちです。

伝える順番

それを踏まえ、伝える順番の例は下記になるでしょう。ここでは、A商品のB仕様を満たす要望を別部署から受け、どのように満たすべきか、その内容を相談する例を示します。

  • STEP1:「少しお時間よろしいでしょうか?」

ビジネスマナーとして、いきなり内容を話すのではなく、頭を切り替えてもらう意味も含めて、声をかけます。

  • STEP2:「A商品の仕様に関して、別部署からB仕様を満たすよう要望がありました。」

まず「A商品の仕様」についての相談であることを告げ、相談の理由が「別部署からB仕様をみたすよう」要望があったため、と伝えます。

  • STEP3:「C機能を付加する方向で検討との回答をしたいのですが、よろしいでしょうか。」

まず、相談内容を述べます。

自分の考えとして、「C機能でB仕様を満たす」ということを前もって決めておき、上司には、その「YES」「NO」のみを検討すれば良いところまで、整理しておきます。
  • STEP4:「理由は、B仕様を満たすことは、付加価値を高め、お客様満足が得られると考えられるためです。C機能採用の理由は、コストメリットから考えてのことです。」

次にそう考えた理由を簡潔に述べます。相談での議論の争点になりますので、正しく伝えます。

  • STEP5:「X月X日までの回答要望をされております。」

その他、上司からの回答期限が必要なあるもの等、上司判断に必要な内容も伝えます。

おわりに

新人さんのための、上司、特に直属の上司への「相談」方法を書いて見ました。

例をみて「とてもできない」「理想論を書いている」と思われた方もおられるかもしれません。最初は出来なくても問題ありませんし、上司も求めないでしょう。まずは、少なくとも話す内容が「相談であること」と「上司に決めてほしいこと」を強く意識し、それらを伝えることに集中しましょう。また、これは決して理想論ではありません。ベテランのビジネスマンは、意識せず、そのような「相談」をしています

また、「相談」の能力は、別部署・会社間の会議や、大きな方針決定の能力へつながります。別部署・別会社が関われば、当然の事ながら、新人だからといった「甘え」は許されません。タイミング・方法・伝える内容・順番は完璧を求められます。

上司への相談は、今後別部署・別会社への相談のための練習と考え、上司に認めらる「相談」ができるよう目指しましょう。

(photo by 足成)

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