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気配りが大切!上司に上手く報告するコツ

ビジネスの中で上司に報告する場面は、多々あります。その方法は案件によって違いが出てくると思います。筆者が実践していた方法を書いていきたいと思います。

報告するときに伝えるべき内容や順番

内容

筆者の仕事は銀行の融資でしたが、その場合、日時、取引先名、融資内容についての報告が多かったです。報告は、イレギュラーな案件が飛び込んできた時や、ミスが起こった時などに、行われました。

順番

報告だけの場合は、取引先名を一番初めに申し上げ、その後、内容についてお話しました。ミスの場合は、まず謝罪を申し上げるべきなので、例えば、「課長、大変申し訳ありません。ミスを起こしました」と云ってから、内容について説明をしました。

どんな場合でも、まず「お忙しいところ、すみませんが」など、一言、先にいれられた方が円滑に進むと思います。

口頭、メール、電話などのツールの選び方

基本的に報告は口頭を選びました。急ぎの時のみ、電話やメールになると思います。とくに、謝罪がある場合は、口頭の方が円滑に事が進むと思います。但し、報告の後に至急の処理がある時は、電話やメールで報告されることを、お薦めいたします。

電話やメールで謝罪の報告をされる場合は、必ず、電話で申し訳ありません、と、一言そえられることをお薦め致します。

新人が覚えておくべき報告のコツ

どうしても独りよがりになりがちです。上司も仕事で忙しいのだという事を踏まえ、報告しなければなりません。どんな大切な報告であっても、上司の仕事を中断させてしまうのです。そのあたりを気をつけましょう。

急ぎなのに、上司が多忙で「後にして」と云われた場合に備え、要点だけを書いたメモ書きを用意される事を、お薦めいたします。筆者も、勘定締めの時間が迫っているのに、営業席の上司によく「後にして」と云われる事があったため、「では、このメモをお願いします」と手渡しました。

報告を聞くとなると、相手も時間がとられるからと身構えがちです。小さなメモ書きなら、気軽に受け取られ、きちんと対応してくださる方が多かったです。

おわりに

常に相手の立場にたって報告される事が、上手く出来るコツだと思います。円滑に仕事をはこぶためにも、心配りされますことを、お薦めいたします。

(photo by足成)

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