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ビジネスシーンでの来客応対の仕方

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訪問先でスマートな応対を受けると気持ちがいいですよね。訪問者にとっては最初に接する人の対応ひとつで会社の印象が決まってしまいます。来客応対は重要なビジネスマナーのひとつです。

ここでは、受付から会議室での対応までの流れをまとめます。

来客応対のポイント

ポイント1: 受付

お客様が見えたら、立ち上がって笑顔で挨拶をします。

「おはようございます」「いらっしゃいませ」

来訪者の名前と用件を確認します。名刺をもらったら

「お名刺頂戴いたします」「○○様でいらっしゃいますね、お待ちしておりました」

担当者に取り次ぎます。

「少々お待ちください」

担当が不在の場合「申し訳ございません。○○は只今外出しておりますので、代わりにご用件を伺います」と用件を聞いておきます。

ポイント2: 会議室への案内

担当者に確認後、お客様を会議室まで案内します。

「会議室にご案内します。こちらへどうぞ」

お客様の斜め前を歩調を合わせて歩きます。要所(曲がり角、エレベーター、階段など)で振り返り「こちらです」と手で方向を指し示します。手は掌を上に指は軽く閉じます。

ポイント3: 会議室での応対

会議室に着いたら、ドアを開け手を添えてお客様から先に入ってもらいます。「こちらにどうぞ」と上座の椅子を勧めます。上座はドアから一番遠い位置の椅子です。お客様が席に座ったら「○○はすぐ参りますので、少々お待ちください」とひと言。「失礼いたします」と一礼して部屋を出ましょう。

ポイント4: お茶の出し方

案内が終わったら、お茶の準備をしましょう。会議室にお茶を持って行きます。部屋に入る前に必ずノックをします。軽く2回が適当です。中から応答があるまで待ちましょう。「失礼いたします」と言って入ります。

  • お茶を出す順番

お茶は、来客の上司→部下の順に出します。分からない場合は上座に座っているお客様から出します。次に自社の上司→部下となります。

  • お茶を出す位置

相手の右側に立ち「どうぞ」とひと声かけながらお茶を静かに置きます。

目上の方々が話している部屋に入るのは緊張しますし、お茶を出すタイミングにも気を使いますよね。しかしながら、会議室の中を長々とウロウロしてはいけません。静かに迅速に動きましょう!

おわりに

きちんと応対しようとするあまり、硬い表情になったり抑揚のない話し方で相手に緊張感を与えてしまっては台無しです。丁寧でやわらかい印象を与えられるような対応を心がけることが一番のポイントです。

(image by 筆者)

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