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同窓会幹事を行うコツ~連絡方法篇~

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はじめに

初めての同窓会の幹事をする際の連絡方法についてご紹介します。
金銭篇もあわせてどうぞ。

連絡方法のコツ

久々に同級生との連絡を取ろうにも、全員への連絡先を把握している人はなかなかいません。連絡先を集めるところから初めていくのは大変です。

そこで、まずは自分がアドレスを知っている同級生にのみメールで連絡します。連絡する際に下記の項目を組み込みましょう。

  • 日時
  • 参加・不参加の連絡先
  • 参加・不参加連絡の期限
  • 「このメールをアドレスを知っている同級生へ転送してください」という一文

項目毎にコツを紹介していきます。

日時の指定

時間は夕方など大雑把でよいですが、日にちは決めておきましょう。そうでないと同級生は参加できるかどうかが判断できません。

参加・不参加の連絡先

PCのフリーメール作成し、それを指定する事をオススメします。携帯のメールよりもPCの方が後で確認するのが楽な為です。

ただし、PCにメールが送れない携帯アドレスの人も稀に存在します。送れない人用に、予備として幹事の携帯メールアドレスも記載しておくと安心です。

連絡の期限について

開催の一ヶ月より以前に設定しましょう。お店を予約するのが難しくなってしまいます。

参加・不参加・保留の連絡について

参加でなくとも必ず連絡してもらうようにしましょう。誰に案内が届いているかを把握するためです。また、必ず名前も記載して送信してもらいましょう。

連絡方法はチェーンメール方式

同級生全員のアドレスを知っている事は稀でしょうから、いわゆるチェーンメールのような方式で同級生に広めます。これによって、ほぼ全ての同級生に連絡する事ができるはずです。

さいごに

参加・不参加の連絡期限に達する前に一度、返信があった人のリストを作成しましょう。そのリストを基に、今までに返信のあった同級生達に

「この人からこの人まで連絡が来ています。リストに記載されていない人のアドレスを知っていれば、転送してあげてください」
というメールを皆さんに送りましょう。

期限になり参加者を把握できた後は、決定事項を集まった連絡先にメールを送るだけです。

久々の同窓会に沢山の仲間と会えるように、連絡からしっかりとスタートしましょう。金銭篇もあわせてどうぞ。

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