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できるビジネスマンに学ぶ!上司に認められる報告書の書き方

みなさんは「報告書」を書くのが得意ですか?

ビジネスの現場では、上司から「報告」を求められるケースが多くあります。ビジネスマンの基礎スキルである「報告・連絡・相談」のなかでも、上司に経緯や結果を的確にわかりやすく伝える「報告」は大切ですよね。

ここでは、できるビジネスマンがやっている「報告書の書き方」についてご紹介します。

評価される報告書を書くポイント

ポイント1:報告書の目的を考える

報告書の作成を依頼されたら、まずは報告書の「目的」を考えましょう。どんな情報があればこの報告が活きるのか、自分の頭を使ってしっかり考えることが大切です。

ポイント2:報告書の二大要素を重視する

報告書には「体裁」「内容」という2つの側面があり、この両方のバランスが取れていることが重要となります。

「体裁」とは

「体裁」とは、日付差出人タイトル報告者の名前、などが整っていることです。

見た目が整っていないと読みづらく、中身を評価しづらくなってしまいます。

「内容」とは

「内容」とは、出張報告書の場合であれば、出張で気づいたこと課題出張を会社としてどう生かすべきなのか、などが書かれているかということです。

見た目ばかりで中身がないと評価されません。

「体裁」と「内容」のどちらも手抜きをせず、見た目も中身もきちんとあることがポイントです。

ポイント3:読み手の立場で考える

報告書は「一読で理解できるかどうか」が大切です。

上司の立場で考えてみましょう。あなたの上司は、いま目の前にある報告書を何度も読み返すでしょうか?3回読んでもわからない報告書はもう一度見直すようにしましょう。

目安として「小学校6年生くらいの子どもが読めるかどうか」を考えてみてください。

わかりやすい報告書を書くポイント

  • 日本語の使い方は正しいか
  • 主語述語の関係はおかしくないか
  • 漢字の間違いがないか
  • 専門用語の羅列になっていないか
わかりにくい文章は読まれません。報告書作成も自身の評価に繋がるものと考え、わかりやすく的確な文章を書くようにしましょう。

ポイント4:提出前に「5W2H」で見直す

報告書を書いたら即提出するのではなく、「5W2H」を意識して一読してから提出するようにしましょう。

  • Why:理由
  • What:対象
  • Who:人物
  • Where:場所
  • When:時期
  • How to:手段
  • How much (How many):数量・金額

見直しにあまり時間をかけても意味はありません。ポイントを押さえて抜け漏れを防ぎましょう。

ポイント5:最後に独自の視点をプラスする

報告書の最後に、自分なりの感想や考察、今後の展望などがプラスアルファで書いてあるとなお良いです。

本や雑誌などでも編集後記に人柄がにじみ出ますが、報告書も同じです。あなた独自の視点で一言足すことをオススメします。

定型文やテンプレートは使うべき?

インターネットで報告書のテンプレートを探すと、たくさん見つかると思います。報告書のテンプレートを探して使用すれば、手軽で素早く報告を作成することができますね。

しかし、その前に「報告書の目的は何か」「そのテンプレートで目的が果たせるか」を考えてみましょう。報告書の目的が果たせそうであればテンプレートを使い、逆にテンプレートでは目的を果たせないようであれば、ゼロから作ることを考えましょう。

報告書作成を一気に上達させるポイント

報告書作成を上達させるには「繰り返しトレーニングすること」が重要です。とにかく何でも書いてみるようにしましょう。3か月続けるだけで驚くほどに上達します。

「頼まれたから書く」といった受身の姿勢ではいつまでも上達しません。「習うより慣れる」で、会議のたびに議事録を作ってみたり、毎日の自分の振り返りに日報を書いてみたりするだけで体が覚えていきます。

頼まれる前に「議事録を作ってみたので、見てみてください」と上司に持っていけば、評価が上がることは間違いなしです。ぜひ実践してみてくださいね。

おわりに

次の行動を考えるためにも、経緯や結果を的確にわかりやすく伝える「報告」は大切です。報告書を作成することは、それほどに責任重大なことなのです。

報告書の作り方を学び、時にはテンプレートを上手に活用して、手早く仕上げられるようになりましょう。

(photo by amanaimages)

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