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幹事が知っておきたい「ママ会の流れ」

著者の子どもが通う幼稚園では、学期ごとに1回、ママ同士の親睦を深めるためのママ会(親睦会)があります。

2学期に開催されたママ会の幹事を経験した著者が、ママ会全体の流れについて紹介します。

なお、参加者は19人(子ども3人)、ランチをとりながらのママ会で、幹事は3名で行いました。

集合について

あらかじめお便りにて集合時間や場所、地図をお知らせし、指定のお店に現地集合しました。

混乱が少ないよう、幼稚園から近く、ほとんどの人が知っていそうで、駐車場が広いお店を選定しました。

幹事は集合時間の20分前に会場入りして、お店の方への挨拶・受付のセッティング・進行の確認などを行いました。

参加者は集合時間の5分前から集まり始め、最初から遅れることを教えてくれていた方を除いて全員が集合時間の10分後にはそろっていました。

受付について

会場は個室だったため、部屋の入り口近くに受付を設けました。

受付には「名簿」「ボールペン」「つり銭」「お金を入れておく入れ物」を用意しました。

名簿には「児童氏名」「保護者氏名」「メニュー名」「合計金額」「チェック」「備考」の欄を記載しました。

受付の際は、参加者の名前と選択されたメニューおよび金額を確認し、代金をもらった後、席決めのくじをひいてもらいました。

メニュー選択制の場合、人数が多ければ多いほどおつりの受け渡しに時間がかかり、受付が混雑します。そのため、あらかじめお便りにて「代金はおつりの出ないようご協力をお願いします」と伝えておきました。

入場から開始までに全体に案内すること

フリードリンクのお店だったため、ドリンクバーの場所や開始前からでも自由に取りに行っていいことを伝えました。

開始の挨拶

受付に区切りがついたところで、幹事が開始の挨拶をしました。

挨拶の内容は、「お忙しい中ご参加いただきありがとうございます。」と始めて、「会の流れ」「終了時刻」を伝えた後、「短い時間ですが楽しく交流を深めていただければ嬉しく思います」としました。

イベント

2学期(運動会後)の開催でママ達同士も顔見知りがほとんどだったので、自己紹介の時間は設けませんでした。

何か一言ずつ話してもらったほうがいいかなという迷いもありましたが、食事をしながら2時間という限られた時間の上、人数も多かったので、歓談に時間を割くことにしました。

唯一のイベントは「3学期の幹事決め」でしたが、これはすんなり手があがったのですぐに決まりました。

幹事は歓談中に代金の集計をしました。

終了の挨拶

最後に、幹事が終了の挨拶をしました。

挨拶の内容は、「参加へのお礼」「次回幹事の紹介」の後、「至らない点もあったかと思いますが、交流を深めていただけたなら嬉しいです。ありがとうございました。」と締めました。

終了〜退店まで

終了後は、予約時間が決められていることを伝えて速やかに退店をお願いしました。

幹事は部屋内に忘れ物がないか確認し、会計を済ませて退店しました。

時間後も残りたいママ達は、いったん個室を出てから再入店してドリンクを頼んでいました。お店の都合が許せば、そういった方法も案内できるかもしれません。

おわりに

ママ会の幹事は事前準備や当日の進行で忙しいものですが、打ち合わせと称して幹事同士でランチに行って仲良くなったりして、楽しくやり遂げることができました。クラスの皆さんも喜んでくれて、お付き合いも広がりましたよ。

ぜひ前向きな気持ちで取り組んでみてくださいね。

(photo by amanaimages)

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