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忘年会の全体の流れと注意するポイント

はじめに

忘年会の幹事をするにおいて大切なことは、始めから終わりまで段取りよく進めることです。今回は、そんな忘年会の流れを、著者の行った忘年会の流れにそって、大切なポイントも含めてご紹介します。

忘年会の流れのポイント

集合場所で集合する

著者の会社の忘年会では、得意先の人も招くので、集合場所は開催するお店の前に予約していた時間の10分前にしました。著者は、30分前からお店に行き、店員にも一応外にいることを伝えて、点呼をとっていました。会費は、前もって各部署で集めていたり、経理から一部出ていたので、集めなくてよく、楽でした。

会社の外から人を招かない場合は、会社の前などで集まってまとまって行くのも良いと思います。お店の前で集合の場合は、道を塞がないように注意しておきましょう。
幹事は集合場所へは一番最初に行くぐらいの気持ちでいてください。
会費を集めるのはなるべく当日ではなく、事前に回収するほうが良いのですが、当日に集める場合はこの集合待ちのタイミングが良いです。きちんと、参加者のリストを作りチェックをしましょう。

入店する

入店の準備ができるまでの間は、社長などの上司には、店の中の待ち合い用のスペースの椅子に座ってもらっていました。あとは、中で待つ人と外で待つ人で、準備ができるのを待ち、準備ができたら、店員さんに席まで案内してもらいました。

予約している時間になったら入店しましょう。時間が来ていなくても、寒いので、準備ができている場合は入店させてもらえるなら入店させてもらいましょう。
自分が幹事であることを伝え、予約の際に伝えた幹事の名前に加えて、後から来る人のために会社名も伝えておきましょう。当日の人数の増減があるなら、このタイミングで伝えておきましょう。

席に着席する

著者が幹事をした忘年会は、お座敷だったので、一番奥に社長に座ってもらい、専務や部長にも配慮をして座る場所を案内しました。他の方にも、「お好きな席をどうぞ」と言いながらも、座る席をエスコートしていっていました。席を案内するだけでなく、この時に、靴をしまったり、コートなどの上着をかけたりと、かなり気を配らないといけませんでした。

席を案内されて着席をする際は、上司が上座に座れるように案内します。この際に、役職でない女性社員の方になるべくそれぞれのテーブルに別れて座ってもらうようにお願いしましょう。
遅れてくる人が数名いる場合は、なるべく遅れてくる人を1テーブル・2テーブルに固めて、料理を後で出せるようにするのが良いでしょう。
隙を見て一番下座の席をとりましょう。席に着席する際は、靴を靴箱に入れてあげたり、コートや上着をかけてあげると好評です。

ドリンクのオーダーをとる

著者が幹事をした忘年会は飲み放題だったので、ビールの人だけ先に手を上げてもらい、あとはメモ用紙に注文を書いてもらい、まとめて店員さんに渡していました。

人数がそろったら、宴会の開始を店員に伝えてドリンクのオーダーをとりましょう。席ごとにメモ用紙とペンを下座側に置いておき、書いてもらうと幹事も店員もスムーズにオーダーをとることができます。
この際に、遅れてくる人の料理を後で出せないかを聞いて、その人数と、その人用にテーブルを空けていることを伝えておきましょう。

開始の宣言

開始の宣言は、幹事が行いました。静かにしてもらった後に、今から始めるということを伝えました。

「ただいまより〇〇株式会社の忘年会をとり行います。」ぐらいで、他の幹事の自己紹介や時間のことなどは後で言った方が良いです。

開始の挨拶・乾杯の音頭

開始の挨拶や乾杯の音頭は、著者の会社では専務にお願いすることになっていたので、専務にやってもらいました。

開始の挨拶・乾杯の音頭と最後の締めは、会社のトップかナンバー2どちらかが行うことが多いです。これは、会社によってしきたりなどで異なりますので、幹事の独断ではなく必ず上司に相談をして、決めるようにしてください。

出し物・イベントなどの流れ

司会者の紹介から始まり、各部署の役職の挨拶や、表彰などをした後、いろいろな出し物の時間にうつりました。酔ってくると時間を守れなくなるので、苦労します。2時間コースだったのですが、結構ギリギリまで演目が続きました。

出し物・イベントを誰がするか、何をするかを把握するのはもちろんのこと、順番も前もって必ず決めておくと良いです。順番の前になったら声をかけたり、時間が押している場合は、なるべく下の人に少し短めにするようにお願いしたり、しっかりと気を配るようにしましょう。
出し物やイベントをしていくにあたって、難しい漢字などを含んだ名前も出てくると思います。名前や肩書きは間違えないように必ずまとめておきましょう。

精算

少し、出し物をしてもらっている間に精算を行いました。一番最後ではなく、先に精算を行わないと、場合によっては会費や経費では足りない場合もありますので、前もって精算しておきましょう。

時間が近づいてきたら、タイミングを見計らって精算をしにいきます。この際に、追加注文があったりで予算がオーバーしている場合は、一旦支払い、会社の経費の場合は報告し、会費の場合はしっかりと再度その分を集めましょう。
お金のことはなるべく、一人でやらずに複数人で行うほうが信用性があって良いです。

締めの挨拶

最後の締めの挨拶は、一年のしめくくりということで、著者の会社では社長にお願いしています。

店員さんから時間が来たことが告げられたら、終わりのアナウンスをして、締めの挨拶をしてくださる方に、締めのお願いをしましょう。

店を退店する

社長の締めが終わったら、皆に早く店から出てもらっていました。酔ってちゃんと歩けない人を介抱したり、忘れ物のチェックや、ゴミを拾ってまわったりと大変でした。店は、一番最後に出ました。その後、帰る上司を見送ったり、泥酔している人の介抱などをして、なかなか店の前からは、立ち去れませんでした。

忘れ物が無いかを確認して、幹事は一番最後に出ましょう。特に出し物やイベントの物がちらほら残っていることがあるので、捨てるものは、店員さんにお願いして、あとはきちんと片付けてから退店すると良いです。

2次会

別の人が2次会を企画してくれていました。メンバー集めなどを手伝ったり、再度盛り上げたりしました。店は、忘年会が居酒屋だったので、カラオケで行われました。

2次会を他の人が企画している場合も、なるべく手伝ってあげましょう。2次会の担当でなかったとしても、その日1日は幹事として見られていますので、大変ですが頑張ってください。
あくまで忘年会の仕事をすべて終えた上でです。酔った人の介抱や、上司の見送りなどもきちんと行った上で準備にとりかかりましょう。

おわりに

忘年会を段取りよくこなせば、参加者全員からの良い評価を得ることができます。大変な仕事ですが、自分を売り込むチャンスだと思って頑張ってください。

(photo by 足成)

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