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    読んでもらうためのビジネスメールの件名

    現代のビジネスにおいてメールは必須のツールです。

    メールを作成するときには内容も大切ですが、メールを確実に読んでもらい、相手に内容をわかってもらうためには、タイトルが重要になります。

    今回のライフレシピでは、相手に読んでもらいやすいビジネスメールの件名のつけ方を紹介します。

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    ビジネスメールのハウツー

    初めてのメールでは、件名で名乗りましょう

    メールを送ることが初めての相手に対するメールでは、件名に自分の所属と名前を入れるようにしましょう。

    誰からか分からないメールはスパムと間違えられて、削除されてしまう恐れがあります。

    例) A社○部の田中太郎です
       【C社 田中太郎です】Bについての資料を添付します

    メール内容が分かるように書く

    例えば、「会議について」といった件名をつけた場合、それが会議が延期になる話なのか、欠席する話しなのか、新しい会議が開かれるのか分かりませんよね。

    これでは、タイトルを読む意味があまりありません。

    メールの概要を示す

    ビジネスメールでは、タイトルから大まかな内容が推定できることが大切です。

    項目がいくつかあるなら、「Dに関する質問が○件あります」、「懇親会の日程が決まりましたのでお知らせします」といった形で、概要を示しましょう。

    相手の取るべき行動を示す

    メールは読んだあと、内容を忘れてしまったりすることがあります。相手に対して、次何をすれば良いかがわかりやすくなる様にタイトルに記入するのも手です。

    例) 【今週中に返信お願いします】12月の会議の出欠確認です

    隅付き括弧を使おう

    ビジネスメールは、テキスト形式(レイアウト情報や修飾情報を持たない)で作成するため、文字のフォントやサイズを変えることができません。

    そうすると、重要な点を目立たせたり、文に区切りを持たせることが難しくなります。

    その時に便利なのが、【】隅付き括弧(すみつきかっこ)です。この括弧を使うと、文のほかの部分と括弧内を明確に区別できます。

    【】の中に、メールのカテゴリーや、重要事項を書いておきましょう。

    例) 【至急】 お客様からのクレームについて
       【臨時会議召集】 部署の新設に関して

    おわりに

    メールは仕事をスムーズにする上で、非常に優れたツールであるといえます。

    メールを効率的に使うことによって、仕事をより充実したものにしていきましょう。

    このライフレシピを書いた人