\ フォローしてね /

幹事必見!同窓会の名簿の作り方

同窓会の幹事になったら、同窓生の名簿作りは必須です。

出席/欠席リスト、案内状送付住所リストなどなど…これがなければ始まりません。

筆者が幹事を務めた同窓会について

  • つながり:中学校の学年同窓会
  • 時期:卒業25周年記念(40歳記念)
  • 場所:地元中心市街地のホテルの宴会場
  • 参加者:同窓生約90名・先生4名
  • 会費:8000円

同窓会の名簿のつくり方

必要なもの

  • パソコン
  • 表計算ソフト(筆者はExcel)
  • 卒業アルバム

STEP1:卒業アルバムの住所録からリストをデータ化

まず、引越や結婚、所在不明にかかわらず、全員分の住所録を卒業アルバムから起こし、デジタルデータ化します。

筆者の場合、前回の同窓会幹事が知り合いだったので、10年前のデータをExcelで引き継ぐことができたのでラクでした。
Excelで作るときは、組ごとにシートを分けて作ると印刷するときに便利です。

STEP2:予算があれば全員に旧住所でハガキを出してみる

前述のとおり筆者は10年前のデータがあり、その時点で所在がわからなかった人を除いて全員に、一度

「同窓会を開催するにあたって、引っ越した人や、引っ越した人を知っている方などは、メールで連絡してほしい」

といった旨のハガキを出しました。

電話をしてみるのもいいかもしれません。結婚して家を出てしまった女性などは、実家に旧姓でハガキを送ってみるのもいいでしょう。家族の方が教えてくれるかもしれません。

現在ならFacebookなどのSNSで所在不明の人を名前で探す方法などもあります。筆者の場合は結構Facebookが役に立ちました。ただ、同姓同名もいらっしゃるので、確実な場合のみに限ります。

STEP3:使えるデータに編集

氏名/住所があれば十分…ではなく、苗字が変わっている方は旧姓も必ず項目に入れましょう。項目はセルごとに細かくわけておくと便利。

項目は

  • 姓/旧姓
  • 郵便番号
  • 旧住所(卒業アルバムに掲載されているままの住所)
  • 現住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 出欠
  • 備考

くらいが後々便利です。

不明箇所は空けておいてかまいません。

おわりに

案内状を送る住所録だけではなく、返信があったか、なかったか、出席か欠席か、当日は会費をもらったかのチェックリストなど、2次・3次利用できるよう、デジタル化は必須でした。

大変ですが、また次の幹事にバトンタッチできるような名簿が作れるといいですね。

(photo by 足成)

このライフレシピを書いた人
Banner line

編集部にリクエスト!

「こんなライフレシピがほしい」や「ここがわかりにくかった」などをお送りください。