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簡潔かつ完璧に!同窓会の案内状の作り方

同窓会の案内状は、同窓生に同窓会の開催を知らせるための最も重要なものです。代行業者もありますが、できるだけ予算を押さえるために幹事たちで作るのも面白いものです。

ここでは筆者が幹事を務めたときに作った案内状をもとに、同窓会の案内状の作り方をご紹介したいと思います。

筆者が幹事を務めた同窓会について

同窓会について

  • つながり:中学校の学年全体同窓会
  • 時期:卒業25周年記念
  • 場所:地元中心市街地のホテルの宴会場
  • 参加者:同窓生約90名・先生4名
  • 会費:8000円

幹事になったきっかけ

旧友たちから誘われて、幹事をやることになりました。筆者以外に5名ほど幹事を努めました。筆者は案内状など、事務的なものを作る役柄を与えられていました。

同窓会の案内状の内容

案内状として送付したもの

同窓生への案内状は往復はがきで作成しました。

先生へは封書に返信用ハガキ、案内一枚と会場地図1枚を入れまし

案内状に記載した内容の画像

案内状に記載した内容の文章

●●中学校△△△△年卒業同窓会のお知らせ

◯◯の侯、◯◯◯◯な日が続いておりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

さて、本年度は私達が母校の◯◯中学校を卒業して25年の節目となります。これを記念し、下記の通り同窓会を開催する運びとなりました。

20XX年◯月に同窓会幹事会を発足し、準備を進めて参りました。

当日は恩師の先生もご招待する予定でおります。

皆様ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願いいたします。

幹事一同

日時:20XX年X月XX日(曜)午後◯時〜◯時
場所:△◯ホテル 宴会場
〒111-1111ホテル住所 番地  TEL:123-456-7890
会費:8,000円(当日お持ちください)

※同伴者会費:小学生未満 無料・小学生1,000円・中学生以上 8,000円
※ 尚、準備の都合上、お手数ですが◯月◯日までに返信用はがきにて出欠をお知らせください。
※ 申し訳ございませんが、2日前以降のキャンセルは参加費がかかります。ご了承ください。

〒123-4567
住所◯◯◯◯◯◯ ◯◯◯◯ ◯◯
幹事代表 幹事◯◯
TEL:000-0000-0000

幹事(順不同):◯◯ ◯◯/◯◯ ◯◯/◯◯ ◯◯/◯◯ ◯◯/◯◯ ◯◯

案内状のつくり方

  • 費用:往復はがき(1枚100円)×人数分+プリンターインク代
  • 製作期間:約1日
  • 製作時期:4ヵ月前

STEP1:往復はがきを買う

往復はがきを買いに行きます。折っていない分(折り目だけはついているが、平坦なもの)の方がプリンタに通りやすいです。

必要枚数+10枚ほど余分に買いましょう。ミスプリントが結構出ます。

STEP2:Wordの「はがき宛名印刷ウィザード」で作成する

筆者はOfficeのWordで作成しました。はがき宛名印刷ウィザードだと、宛名と表面の両方を作ることができ、とても便利です。

2ページまでまたがると、往復はがきの両面を印刷できます。

上記画像のように、往信宛名面の横には同窓生が手元にもつための案内状返信宛名面の横には幹事宛の出欠返事が来るようにレイアウトしてください。間違うとあべこべになってしまいます。

STEP3:日時・場所は大きく解りやすく!

開催日と場所は別途枠を設けて、一番解りやすく配置しましょう。

要らない情報は排除、必要な情報のみ簡潔に大きく見せましょう。

STEP4:同伴者が可能であれば、その旨を記述

結婚して子供が居るとなかなか出かけられないという人もいるので、子供を連れてきてもいいか、可能なら会費はどうなるのか、なども記述しておきましょう。

STEP5:会場の地図をつけておこう

会場の地図があれば入れておきましょう。内容が薄いとどこかへやってしまって、日時なども忘れられてしまうかもしれません。地図があれば、案内状を頼りに当日来てくれます。

STEP6:返信面にメッセージ欄をつけておこう

メッセージ欄があると、返信されてきたときに何かメッセージを書いてくれるので、励みになります。ぜひつけておきたいですね。

STEP7:最後に内容が合っているか、何十にもチェック!

抜けがないかチェックしましょう。PDFに保存して、他の幹事に何人にもチェックしてもらってください。

作っている本人は意外と間違いに気づかないものです。

STEP8:印刷!

Wordの宛名印刷ウィザードを使うと、Excelで作った名簿を差し込んで印刷することができます。

おわりに

とにかく内容に不備がないか、何度も確かめて出しましょう。上記ポイントを網羅していれば安心です。

返信されてくる出欠ハガキが見られるのも幹事の特権。一喜一憂しながら郵便受けを覗きましょう。

(photo by 足成

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