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忘年会の会計報告で注意すべきポイント

忘年会の幹事は宴席の進行やメニューの注文だけではく、最後は参加者を代表して精算しなければなりません。

しかしそれで終了ではなく、後日、参加者に会計報告をすることも幹事の重要な任務です。会社組織での忘年会に限定して、会計報告の作成方法を紹介します。

過不足が出た場合はどうすべきか

事前に忘年会の会費を決めると思いますが、男と女、上司と部下、飲める人と飲めない人などの条件から、一概に統一料金という訳にはいきません。

事前に幹事として、ざっくりと条件別に会費を決めておくことが大切です。

そして、当日、過不足が出た場合は、幹事としてしっかりした対応が求められます。「過」の場合は誰に返すとか、分割するとかではなく、次回の飲み会に回した方が得策でしょう。

「不足」になった場合、幹事一人で決めずに上司に相談するのが良いでしょう。

上司が「では、おれが出すよ」ということになることが多いですので、その場合はプライドを尊重する意味からも意見に従った方がいいと思います。

必要な項目はなにか

  • 題名:「忘年会会計報告書」が一般的でしょう。
  • 日程:開催日は忘れがちですので注意しましょう。
  • 参加:名前を具体的に記載した方がいいと思います。
  • 会費徴収額:条件別に金額の差異があることを明確にします。
  • 忘年会のレシート:領収書と一緒に注文した詳しいメニューの記載のあるレシートの提出も忘れないようにしましょう。
  • 幹事の氏名:幹事としての責任の明示から押印もしましょう

尚、会場によっては「幹事の会費がタダ」になるケースもありますが、このことは幹事ひとりで独占することなく、特典として明記して、会計で相殺した方がいいと思います。

いつまでに、誰に提出すべきか

忘年会終了後3日以内に作成して、参加者全員に回覧形式で回しましょう。

尚、会計報告書と一緒に当日の写真を添えても、会計報告の緊張感は損なわないと思います。

チェックしたことを確認する書式にすると、見なかった・知らなかった事態にはならないと思います。

おわりに

参考になったでしょうか? 実は忘年会に限らず、幹事になる人は円滑な宴席の進行のために飲めないことが多いですが、次の二次会が用意されているなら、そこで気持ちを解放させましょう。

(Photo by 足成)

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