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効率的に引継書類を作成する!退職時の引き継ぎのコツ

筆者は数度転職をしていますが、主に大手外資系金融での経験をベースにした引継ぎのコツをお伝えします。

このハウツーを紹介する著者について

  • 著者が転職活動を行っていた時期:2007年3月から4月です。
  • 著者が転職した理由:ステップアップのために転職しました。
  • 引き継ぎ期間:資料の作成に半日、口頭打ち合わせに1時間程でした。

予め念頭に置くべきポイント

あなたは会社にとって重要人物かも知れませんが、あなたがいないと会社が回らなくなる、などということは絶対にありません。

転職するあなたが尽くすべきは、「辞める会社」ではなく、「次に働く会社」であることをしっかりと認識すべきです。あなたの才能やエネルギーは、次の仕事でこそ発揮してください。米国人の上司は「アメリカでは引継ぎはしない」と言っていました。

あなたがどんなに一所懸命引継ぎをしても、会社も引継ぎ相手も、あなたのことを一生忘れない、などということはありません。

引継ぎのポイント

職務内容によって引継ぐべき中身も異なりますので一概には言えませんが、一般的に、引継ぎ相手に必要な最低限の情報は、作業項目・作業手順と作業時間・スケジュールです。

作業項目を洗いだす

自分の行ってきたワーク(作業、課題等)について箇条書きで列記します。次に、それぞれのワークについて、全体に占める比重を示し、優先度(重要度)をA、B、C等のランク付けします。これによって、仕事の全体像を伝えることができますし、どんな仕事にどの程度のエネルギーが必要なのかもわかります。

業務のワークフロー図を作る

ひとつのワークについて、始まりから終わりまでどのような作業工程があるのかをまとめ、さらに、それぞれの作業工程について、どの程度の時間が必要なのか概算し、ワークフローとして図示します。

スケジュール表を作成する

いつからいつまで、どんなワークに携わったのか、月間・年間の仕事スケジュールを作成します。引継ぎ相手の一番の不安は、「期限までに、やるべきことができない」ことですから、全体のスケジュール像が見えると安心できます。

おわりに

上記のような項目を紙に書くという作業だけでも大変です。また、引継ぎ相手が後日紙に書かれたものを読んでも「内容が理解できない」ということもあり得ますし、口頭で伝えた内容を「忘れてしまった」ということもあります。そのため、効果的で簡単な方法として以下のような方法もあります。

  • 録音機などを使って、引継ぎ内容を音声データとして残す
  • ビデオ録画機等を使って、映像データとして残す

引継ぎはとにかく簡単に簡潔に済ませることが大切です。ぜひ参考にしてください。

(photo by pro.foto]

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