\ フォローしてね /

退職時に後任者が苦労しないために効率よく引き継ぐ方法

著者は過去に複数回転職をしたことがありますが、専門的な職種だったこともあり、引継ぎには苦労した面も多かったのです。

今まで経験してきたことをもとにいくつかコツを紹介します。

このハウツーを紹介する著者について

転職活動を行っていた時期:2005年9月~2006年2月
転職した理由:ステップアップのため
引継ぎ期間:約1ヶ月

後任者が苦労しないための、退職時の仕事を引き継ぐときのコツ

1.自分がやっている仕事内容を箇条書きにする

担当している業務をすべて箇条書きにしてみましょう。日々の業務に追われていると、自然と体に染みついてしまい、引継ぎ漏れが生じてしまうこともあります。

また、仕事内容を箇条書きにすることによって、頭を整理するだけではなく、引継ぎが本当に必要な業務か否かの判断材料にも使えます。

著者は、携わっていた業務を紙に書き出し、重要度を◎○△×にランクをつけて重要度の高いものから引継ぎを行いました。全体像をつかむための手段なので、箇条書きにする際は細かい内容まで書く必要はありません。

時間をかけず列挙するだけにしましょう。

2.重要な業務は、複数の人に引継ぎをする

重要な業務は、できる限り複数の人に引継ぎをしましょう。仕事内容によっては、どうしても外すことができない大切なものもあるかと思います。

重要度が高かったり、専門知識を必要とする場合などは、1人の人だけに伝えるのではなく、複数の人に一緒に引継ぎをしておくと、退職後の業務に支障をきたすリスクを減らすことができます。

著者は、「全体像を把握する人(1人)」と「実際に作業をする人(複数名)」という形で、引継ぎを行いました。

3.引き継ぎ書を作る際は自分が引継ぎを受けた時を思い出してみる

引き継ぎ書を作る立場ですから、仕事には十分精通しているはずです。そうなると、新たに人に伝えるときには手順をはしょってしまったり、ポイントがずれたりしてしまい、後任者に確実に伝わらないことがあります。

このようなことを避けるためには、自分が最初にその仕事を担当した時のことを思い出してみてください。

そうすると、疑問点・注意点など、仕事をものにするための過程が浮かんでくると思います。その点を要点として引継ぎを行っていくと後任者にも分かりやすく説明することができます。

著者は、仕事を覚えるときに使ったノートを改めて読み返しながら、引き継ぎ書を作成していきました。

おわりに

次の会社で内定が出た状態での引継ぎであれば、新たなスタートに向けて、気持ちは向いているかもしれませんが、後任者に迷惑をかけないようにすることも大切です。

円満に退職して、お互いが気持ちよく次のステップに進めるようにしていきましょう。

(image by amanaimages)

このライフレシピを書いた人

編集部にリクエスト!

「こんなライフレシピがほしい」や「ここがわかりにくかった」などをお送りください。