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デキる男&女になるための仕事術12選

「また今日も怒られてしまった…」「なんとかしなくては…」「先輩のようにテキパキ仕事が出来るようになったらどんなにいいだろう…」

入社したばかりの新入社員なら誰しもが思うことですよね。ですが、ただ漠然と憧れを抱いているだけでは現状は変わりません!

今回は4つのカテゴリに分けて、今日から始められる仕事術をご紹介します!

本記事は、シゴトサプリのご協力により、2013年に執筆されたものです。

デスク整理編

1:物によって左右に置き分ける

利き手で扱うもの、そうでないものとでデスクの左右に置くものを分けると動きがスムーズです。

右には今使っている資料、ペンやメモなどを置き、左には電話や手帳など利き手では扱わないものを置きます。飲み物も左の方がよいでしょう。

左利きの人は適宜アレンジしてください。

2:引き出しは役割分担を決めて使い分ける

デスク脇の引き出しも、上手に役割分担ができれば散らかることがありません。

例えば3段組の引き出しの場合、一段目は筆箱と宝箱として使います。よく使う筆記具と、自分の好きなグッズ、気分が上がるものたちをこっそり入れておきましょう。

3段目は押入れとして使います。出張用に使うコード類やバッテリーなどを入れますが、半分は空けておくのが肝です。こうしておけば、忙しくて机の上に資料が溢れた時などに一旦しまっておけるコーナーとして重宝します。

3段目はすぐには使わないけれど、残しておきたい書類を入れます。プロ野球でいう、2軍選手のファームとして使いましょう。

3:アクティブ資料は三つのゾーンに分ける

机の上のアクティブ資料は3つのゾーンに分けて、必ず縦に立てかけしょう。横に寝かせるとどんどん積み上がってしまい、机の上が乱雑になりやすくなります。

左から今担当している仕事の書類を入れるアグレッシブゾーン、請求書や回覧資料などを入れるはんこゾーン。そして、緊急性はないけれど追って目を通したい書類を入れるリーディングゾーンといった具合に分類します。

クリアファイルの色を変えて管理すると、取り出す時に迷いにくくなります。

時間管理編

4:ToDoはいつやるか・優先度を決めて書き込む

ToDoを毎日リストにして眺めていませんか? かかる時間も優先順位も違う項目をただ一覧化しても非効率ですよね。

いつやるか・優先度を決めて、手帳のその日時のところに書き入れておくことをオススメします。

例えば「A社のBさんに電話」という小さなToDoでも、それを行う日時を決めて書いておけば、忘れることはありません。

5:考え事は午前中にする

一日のうちで最もよく脳が働くのは午前中だと言われています。新しい企画を考えたり、何かを創造するにはピッタリです。

よほど優先の会議などがなければ、共有のスケジューラーも事前にブロックしておくといいでしょう。

「深夜残業中に、突然アイデアが降りてきて新企画が誕生した!」ということもあるかもしれませんが、頻繁に起こる出来事ではありませんよね。

やはり企画発案などは午前中の方が効率的に進めることができます。

6:一人仕事は時間を逆算して予定を立てる

資料作成など一人で行う仕事は、かかる時間を計算して予定を立てます。そのとき、実際の時間よりも少し多めに取っておくのがポイントです。

なぜなら、メールや電話などに対応しているうちに予定がずれ込んでしまう可能性があるからです。

また、上司の承認が必要な資料はあらかじめ上司への確認時間を確保しておくとスムーズです。

作業以外のロスタイムも逆算して自分の作業時間を設定するのが、仕事がデキる人の時間管理術ですよ!

集中力編

7:目的を明確にする

漠然と仕事をしていると、次第にモチベーションが下がり、集中力も落ちてきます。それを防ぐためのカギが想像力です。

誰のために仕事をしているのかを意識することで仕事の目的が明確になり、目の前の仕事に集中しやすくなります。

8:30〜40分ごとに短い休憩をはさむ

人それぞれ多少の違いはありますが、人間が集中できるのはせいぜい40分が限度だと言われています。

企画書作成など長時間を費やすタスクの場合、作業時間を3、40分に分けて、時間が来たら少し休憩を取るようにしましょう。5分程度の休憩でも集中力がアップします。

可能であれば仮眠をとるのも効果的です。

9:単純作業を集中力アップに利用する

時間の細分化に近いですが、自分のタスクを「集中を要する仕事」と「単純作業」に分けてみましょう。

そして集中が切れてきたと感じたら、単純作業を優先的に行ってみましょう。経費精算や書類整理など、短い時間で出来る仕事もたくさんありますよね。

これら単純作業をこなしているうちに、集中力が高まっていることに気付くはずです。

仕事効率化編

10:今すべき仕事と後でする仕事を分ける

残業することが当たり前になってくると、早く帰ることに罪の意識を感じてしまうこともあるかと思います。

そういう人は、今すべき仕事後でする仕事をしっかり分けてみましょう。

例えば、企画書案が浮かばずに苦しんでいる人が遅くまで会社に残り頭を抱えて知恵を絞るのは非効率です。

そのような仕事のヒントは意外と会社ではないところにあるものです。今すべき仕事を終えたら早めに帰宅して、家や喫茶店で考えるのも気分転換になって良いと思います。

11:色付き付箋で優先順位を可視化する

目の前の仕事にばかり目がいってしまうと、つい焦ってしまいがちです。そんな時は、付箋にタスクをすべて書き出してみましょう。

最重要のタスクは、今日中にやればいいタスクは黄色など、付箋の色別に重要度を決めていけば、タスクの優先順位が決まり、自分のすべきことが明確になります。

12:絶対に達成したい目標を決める

日々成長していくためには、仕事の目標達成度を120%とか150%といったように、100%以上に設定する必要があります。

それを実行するために必要なのは、絶対に達成したいと自分が感じる目標を設定することです。

「もっと利益を出して会社に貢献するにはどうすればよいか」「もっと効率化して仕事をスムーズに終わらせるにはどうすればよいか」など、自分なりの目標を掲げ、仕事にやりがいを感じながら努力していきましょう。

おわりに

今回は12個のアイデアを紹介しましたが、この中でどれかひとつなら今すぐにでも始められますよね!

自分に合ったものを見つけて、さらにやりやすい方法を見つけて改良していけば、誰かに「そのやり方いいね。真似させてもらうね」と言われることがあるかもしれません。

(image by amanaimages)

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