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  6. 幹事さん必見!楽して同窓会準備をする方法
生活・ライフスタイル

幹事さん必見!楽して同窓会準備をする方法PR

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はじめに

「そういえば初恋のあの子、今何してるんだろ…」なんて昔を懐かしんだ時、自然と思い浮かぶのが「同窓会」。しかし、いざ開催しようとすると、会場の手配や参加者の確認、余興の準備など、けっこう大変ですよね。

ここでは、同窓会幹事の方向けに「楽に同窓会準備をするコツ」をまとめてみました。

大規模な同窓会を企画しようとしている方はぜひご覧ください。

想像以上に大仕事!同窓会の幹事

同窓会の幹事とは、一体何をしなくてはいけないのでしょうか。幹事が行う仕事を順を追って見ていきましょう。

STEP1:事前準備(開催6ヶ月~4ヶ月前)

初めに、開催する同窓会のコンセプトを決めましょう。「30歳記念」といった冠があった方が会のプレミア度が増し、訴求力が上がります。

また、規模の大きな同窓会であれば、複数人の幹事メンバーを集めます。性別・クラス・部活など様々なカテゴリーから選びましょう。

基本となるコンセプトが固まり、リソースが確保(幹事メンバーの確保)できたら、開催日とスケジュールを決定します。

STEP2:会場予約(開催4ヶ月前)

次に行うのは会場予約です。

まず、具体的な会場を決める前に、開催エリアを「地元に近い駅にするか」「アクセスの良いターミナル駅にするか」を決めます。

次に、 いくつか会場候補を挙げて会場の仮予約をします。仮予約ができたら、各会場の下見を行なって一つに絞り、参加する人数の予測を立てます。

同窓会の一般的な参加率は全体の25%程度と言われていますが、正確な予測は大変難しいです。最低参加人数~妥当な参加人数の幅で予約をしましょう。

STEP3:収支計算(開催4ヶ月~3ヶ月前)

会場が決まったら、会費を設定します。会場使用料や飲食代・案内状関連の備品代から、先生方への記念品代・ドタキャン発生時の予備費といったものまで念頭に入れる必要があります。

学校から支援金でもない限り、唯一の収入は当日の参加者が支払う会費だけです。なので、開催前の準備に必要な経費をまかなうために、幹事メンバーで「準備金」を用意しておきましょう。

個人開催の場合、飲食代・会場使用料に2,000円をプラスした会費設定が一般的です。

STEP4:案内状発送(開催3ヶ月前)

日取りが決まり、会場の目処がついたら、案内状を発送します。

まずは、卒業アルバムや文集から同窓生をリストアップし、住所録を作成していきます。住所録ができたら、順次、案内状を発送しましょう。

当時お世話になった先生方に声を掛けるか迷われる幹事さんもいますが、声を掛けることをオススメします。「先生がくるなら、参加したい!」なんて方も意外と多いですよ。

STEP5:出欠管理(開催3ヶ月~1ヶ月前)

出欠の返事はハガキ・TEL・メール・SNSなど、あらゆる手段から複数の幹事にそれぞれ連絡がきますので、リストやWEBサービスを利用して、幹事メンバー全員が常時共有できる状態にするのが重要です。

また、案内状を送付しても、多くの案内状が不着で戻ってきてしまうことがあります。そのような転居先不明者に関しては、専用のWebサイトやブログ、SNSを利用して、同窓生からの情報を募りましょう。

出欠確認の締切がきたら、その時点で参加が確定している人数を会場へ報告します。

STEP6:当日打ち合わせ・準備(開催1ヶ月~2週間前)

同窓会当日が近づいてきたら、当日に向けて準備をします。

同窓会のプログラムでは、懐かしさが増すようなコンテンツを用意することをオススメします。もちろん、幹事や先生方からの簡単なスピーチは、会にメリハリがつくので必ず入れましょう。

また、当日使用する参加者リストや名札、カメラや先生への記念品は忘れず準備しましょう。

幹事はあらかじめ二次会の会場もセッティングしておく必要があります。

STEP7:当日運営

いよいよ同窓会本番です。幹事メンバーは少なくとも受付1時間前には会場入りし、準備に入ります。もちろん、始まった後の司会進行や写真撮影、会場精算なども幹事の役目です。

STEP8:開催後

同窓会が終わったからといって、お役御免というわけではありません。最低限、当日撮影した写真や動画の共有と、参加してくださった先生へお礼状を書くことだけは行いましょう。

出来れば、イベントなどを企画して、開催後も交流を持てるようにするとよいです。4~5年おきに大きな同窓会を企画するといいですね。

責任はすべて幹事!?費用面でのよくあるトラブル

同窓会の幹事には、会運営の責任者として、さまざまな仕事とともに責任も発生します。そこでよくあるトラブルが以下のような費用面です。

意外と盲点な「準備金」

意外と忘れられがちなのが「準備金」の存在です。案内状を送付したり会場の予約金を支払ったりと、規模の大きな同窓会では10〜20万円前後の金額を幹事メンバーで事前に立て替えなくてはならない場合がほとんどです。

準備を始める前に、きちんと幹事メンバーで確認しておきましょう。

人数が集まらなかった場合

同窓会は参加人数の予測が非常に難しいイベントです。

しかし、会場は予約が必要なので、予測した人数と参加人数に差があるほど、会場の最低使用料や余剰分のフード代は幹事メンバーで費用負担をしなくてはなりません。

ドタキャンされた場合

同窓会にドタキャンはつきもの。数名のドタキャンを見越したり、ドタキャンした同窓生に支払いを要求するのもよいですが、最終的に幹事が負担せざるを得ないケースもあります。

ドタキャン発生時に備えて、会費を少し高くしておくのもポイントです。

楽して同窓会を成功させる方法ってないの?

ここまで同窓会幹事のお仕事をざっとご紹介しました。「ちょっと大変そうだな…」と尻込みした方も多いのではないでしょうか。普段のお勤めの合間にこれだけの作業をこなすのは大変かもしれませんね。

そんな方は「同窓会のプロ」に任せてしまってはどうでしょうか。結婚式にウエディングプランナーがいるように、同窓会にもプロデュースを専門に行うプロが存在するのです。

同窓会プロデュースとは

同窓会プロデュース」とは、当日の会費のみで同窓会をトータルプロデュースするサービスです。いわば、同窓会の幹事代行業ですね。

全国各地に同窓会プランナーが在籍しており、そのエリアの相場観や文化などの幅広い知識と、飲食店やホテルなどとのネットワークを多く持っています。

地元での打ち合わせや当日のサポートも対応しています。

同窓会プロデュースのメリット

個人開催 笑屋(同窓会プロデュース)開催
人数が集まらなかったとき 幹事費用負担あり 幹事費用負担なし
ドタキャンが発生したら 幹事費用負担あり 幹事費用負担なし
準備金 事前用意必要 一切必要なし
会費相場(例) 飲食・会場代+2,000円 飲食・会場代+2,500円

費用面ですが、個人で開催する場合とあまり変わりません。加えて、プロを通すと同窓会にスポンサーが付くことがあり、その場合は会費が下がることもあります。

人数が集まらなかった場合やドタキャンが発生した場合も、設定した会費以外の請求は一切ないので安心です。

おわりに

「楽に同窓会準備をするコツ」をご紹介しました。同窓会プランナーと相談すれば、忙しい仕事の合間でも大規模な同窓会を簡単に開くことができます。

「そういえばアイツ元気かな?」と思ったときが同窓会の企画時です。懐かしい面々と会って楽しく飲み明かしましょう!

(image by 笑屋の同窓会)
(image by PresenPic
(image by PresenPic

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